Deze is veel te dicht bij huis. Het nieuws begon zich vanochtend te verspreiden op de MacAdmins Slack, Rich Troutons blog Der Flounder en de website van Tom Bridge, dat onze vriend en Take Control-auteur Charles Edge op 19 april 2024 onverwacht overleden is. Hij was eind 40, en ja, zijn standaard biofoto hieronder geeft je een idee van zijn gevoel voor humor en oneerbiedigheid.

Ik ontmoette Charles op een MacTech-bijeenkomst in New York in 2012, maar ik wist al dat hij een heleboel techboeken en duizenden Krypted-blogberichten over sysadmin-onderwerpen had geschreven. We hebben toen wat e-mails uitgewisseld over de mogelijkheid dat hij een Take Control-boek zou schrijven, maar pas begin 2014 kwamen we op het idee dat uitmondde in Take Control of OS X Server

De hoeveelheid informatie in het hoofd van Charles was verbazingwekkend en toen ik zijn concepten las, kreeg ik de indruk dat hij het hele ding aan het brain-dumpen was, zonder onderzoek. Ik weet zeker dat dit niet helemaal waar was, maar Charles was een genot om mee te werken, reageerde zeer snel op vragen en was altijd blij met een goede redactie. Om zijn materiaal sneller te delen, en als een van onze experimenten in het publiceren, streamden we zijn hele boek, hoofdstuk voor hoofdstuk, voor TidBITS-leden. (Zie “"Take Control of OS X Server" stroomt TidBITS in”, 12 mei 2014.) Ter nagedachtenis aan hem heb ik die hoofdstukken voor iedereen beschikbaar gemaakt.

Charles was een echt Teigetje, in de betekenis van Winnie de Poeh, en ging onvermoeibaar van project naar project. Tegen het einde van het schrijven van Take Control of OS X Server stapte hij over van Chief Technology Officer van het nationale Apple-consultancy 318 naar het managen van de ontwikkeling van Jamf Now bij Jamf Software, waar hij enkele jaren bleef voordat hij overstapte naar meer R&D-gebaseerde functies.

Hij verliet Jamf in 2020 en werkte onlangs aan Secret Chest, een wachtwoordenmanager gericht op het kwantum-proof maken van Apples sleutelhanger. Nu wou ik dat ik hem kon vragen naar de nieuwe Apple-technologie waarover ik schreef in “Nieuw iMessage PQ3-coderingsprotocol beschermt tegen post-Quantum-aanvallen ” (23 februari 2024). De Secret Chest-blog staat vol met zijn berichten, waaronder één over steganografie vanaf de dag dat hij stierf en een andere met uitstekende verslagen van de verleden en toekomst van wachtwoordenbeheer. Charles was ook de CTO van het durfkapitaalbedrijf Bootstrappers.mn, bestuurslid van de in Minnesota gevestigde gemeenschapsorganisatie voor technologie Minnestar, en een actieve podcaster op de Mac Admins Podcast en The History of Computing-podcast.

Vooral de geschiedenis van de computer lag Charles na aan het hart. Hij werkte al zeven jaar aan een boek hierover, een project dat was uitgegroeid tot vier delen en meer dan 2.000 pagina's. Zijn laatste Facebook-bericht van een week geleden ging erover dat hij net de contracten had getekend. Ik hoop dat de uitgever waar hij mee werkte geïnteresseerd blijft in het manuscript, want ik weet zeker dat Charles zou willen dat de redacteur het afmaakt zodat het het daglicht kan zien. Ik wil zeker een exemplaar om Charles mee te herinneren.

Tot slot: hoewel ik lang niet zo close was met Charles als veel andere mensen in de Apple-wereld, had hij altijd tijd om te praten, hielp met elke vraag als hij dat kon en vond hij het heel leuk om je aan andere mensen voor te stellen als hij dat niet kon. Hij was vriendelijk en innemend, en dacht altijd aan anderen, zoals je kunt zien in dit Facebook-bericht hieronder. Zijn overlijden is een groot verlies voor zijn vele vrienden en collega's en voor de Apple-wereld als geheel.

Google zal de lat voor privacy- en anti-stalkingfuncties nog een stukje hoger leggen met de lancering, in mei 2024, van hun langverwachte netwerkdienst Find My Device. Het Find My Device-netwerk lijkt (ook in naam) op Apple's Zoek mijn-netwerk. Apparaat-locaties worden via crowdsourcing gedeeld, doordat ondersteunde Android-telefoons en -tabletten in versleutelde signalen hun locatie aan elkaar doorgeven. Dit Find My Device-netwerk van de zoekgigant werkt niet alleen voor Android-apparatuur, maar ook voor kleine trackers van bedrijven als Chipolo en Pebblebee. Google brengt ook drie belangrijke privacy-verbeteringen die Apple's Zoek mijn-netwerk nog niet kent.

De achtergrond van het trackingsysteem voor verloren voorwerpen

Hoe zat het ook alweer in elkaar? Locatie-tracking via crowdsourcing maakt slim gebruik van de verbindingsmogelijkheden van netwerkapparaten (Android of iOS/iPadOS), die weten waar ze zich bevinden dankzij GPS-, wifi- en mobiele netwerken. Apparaten zonder netwerkverbinding - zoals kleine trackers als AirTags, of een Mac, Apple Watch of Android-smartphone die tijdelijk off-line is - zenden een geanonimiseerd bluetooth-signaal uit, dat een versleuteld stukje informatie bevat met de identiteit van de geregistreerde eigenaar.

Het bluetooth-signaal wordt door apparaten die wél met netwerken verbonden zijn doorgegeven naar een centrale server van Apple of Google, zonder dat ze deze (versleutelde) informatie op enig moment inzien. Alleen de eigenaar van het geregistreerde toestel of gadget kan met specifieke software (respectievelijk behorend bij Apple's Zoek mijn-systeem of bij Google's Find My Device-systeem) een verzoek sturen aan de centrale servers om locatie-informatie te geven. Pas op het apparaat van de eigenaar van het verloren voorwerp wordt die informatie ontsleuteld.

Door deze versleuteling kan geen enkel Apple- of Android-apparaat dat de informatie onderweg doorgeeft zien wie de eigenaar van een verloren item is, of welk apparaat de eerste oproep verzond. En de eigenaars van gevolgde apparaten krijgen geen informatie over de ondersteunende apparaten die zich elders in het netwerk bevinden. (Een apparaat zorgt dat het onmogelijk is om een database te vullen met informatie over de trackers, doordat meerdere keren per dag, in niet herleidbare patronen, het bluetooth-herkenningssignaal opnieuw ingesteld wordt).

Het systeem klinkt perfect, en het werkte de eerste drie jaar na Apple's introductie van AirTags en het Zoek mijn-netwerk ook bijzonder goed. Maar nu brengt het ook een nieuw gevaar met zich mee, omdat kleine trackers gebruikt kunnen worden om mensen te volgen die dat niet weten en nooit toestemming gaven. Zo kan AirTag-tracking misbruikt worden voor stalking en diefstal.

Oorspronkelijk boden AirTags te weinig bescherming, vonden privacy-experts en advocaten in huiselijk geweld-processen. Apple heeft de waarschuwingen bij het gebruik van AirTags en de geluidsmeldingen steeds verder aangepast (zie “Apple legt uit hoe het privacy-problemen bij het gebruik van AirTags wil oplossen,” 12 februari 2022). Ik ga niet verder in op de voorgaande aanpassingen, maar de huidige stalking-meldingen verschijnen in twee situaties. Als een AirTag met je meebeweegt zonder dat de eigenaar in de buurt is, dan krijgen jouw iPhones en iPads die in de buurt zijn een melding. Net zo belangrijk: als een AirTag niet beweegt, maar de eigenaar is al een aantal uren niet in de buurt geweest (naar keuze ergens tussen de 8 en 24 uur), dan zal de AirTag een aantal seconden lang een goed hoorbaar geluid laten horen, en hij zal dit geluid vaker herhalen op willekeurige intervallen.

Deze meldingen werden het uitgangspunt voor een industrie-standaard die Apple en Google ontwikkelden in samenwerking met fabrikanten van trackers als de AirTag. (Zie “AirTag in het nieuws: NYPD raadt aan, Apple en Google stellen industriestandaard voor tracking voor,” 8 mei 2023.) Alle apparaten die compatibel zijn met het Zoek mijn-netwerk laten al met intervallen een geluidssignaal horen. Waarschuwingssignalen voor meerdere platforms (Android, iOS en iPadOS) zullen waarschijnlijk in de loop van 2024 geïmplementeerd worden.

Door Google toegevoegde privacy-verbeteringen

Google doet het net even anders, met zijn Find My Device-netwerk. Het bedrijf ontwikkelde nieuwe stappen om stalkers of andere criminelen ervan te weerhouden om crowdsourcing-locatietracking voor hun eigen doelen te gebruiken.

Ten eerste geeft Google's Find My Device-netwerk geen locatiesignaal van een uitzendend object door tenzij er meerdere Android-apparaten dichtbij zijn. De gedachte hierachter is dat iemand thuis of op een andere privé-locatie waarschijnlijk niet genoeg Android-apparaten in bezit heeft om locatie-meldingen te activeren. Google: "Uit ons onderzoek komt naar voren dat het Find My Device-netwerk het nuttigst is in publieke locaties als cafés en vliegvelden, waar zich waarschijnlijk veel apparaten in de buurt bevinden". Omdat tracking-gegevens via bluetooth verstuurd worden, kunnen Android- (of Apple-) apparaten nabijheid afleiden uit de kracht van het signaal. Op die manier is het niet genoeg dat een apparaat zich in een gebouw vol Android-telefoons bevindt om de activatie-drempel, zoals Google het noemt, te passeren: apparaten moeten ook dichtbij genoeg zijn. (Overigens vertelt Google niet hoeveel apparaten nodig zijn, waarschijnlijk met opzet).

Ten tweede zullen Android-apparaten geen crowdsourced locatiegegevens doorgeven van uitzendende apparaten die ze detecteren als je thuis bent en je je thuisadres hebt opgegeven in je Google-account. Hoewel dit privacy-beschermend is met betrekking tot tracking, waarbij je ervoor zorgt dat je je locatie niet onbedoeld onthult met je eigen hardware als schakelpunt, betekent het ook dat je je thuisadres aan Google moet geven en locatie-tracking moet inschakelen. Google wil locatiegegevens zo graag hebben om advertenties te tonen en andere lucratieve targeting toe te passen dat het bedrijf op een gegeven moment gebruikers volgde, zelfs als ze ogenschijnlijk waren uitgelogd bij Google-apps, een actie die vorig jaar resulteerde in een schikking van $ 392 miljoen met 40 staten.

Apple heeft een andere bescherming voor thuis in Zoek mijn. Apple laat je je thuisadres definiëren in de Ik-kaart in Contacten, maar geeft die informatie niet door aan zichzelf. Apple houdt ook zogenaamde ‘Belangrijke locaties’ bij, die het afleidt uit je reizen, alleen opslaat op apparaten en end-to-end versleutelt bij het synchroniseren tussen je apparaten. Als je met een onbekende AirTag of een Zoek mijn-item thuis of op een belangrijke locatie aankomt, zal Zoek mijn een waarschuwing activeren, zelfs als het er al eerder een heeft geactiveerd. Voor zover ik weet en Apple heeft bekendgemaakt, blijft het Find My-crowdsourcing-netwerk werken als je thuis bent.

Ten derde maakt Google's Find My Device-netwerk gebruik van twee verschillende ‘snelheden’ om misbruik te voorkomen: hoe vaak een Android-apparaat de locatie van een item in de buurt doorgeeft en hoe vaak de eigenaar van dat item de locatie kan opvragen. Google zegt dat de meeste verloren voorwerpen zich op statische locaties bevinden, maar ik denk dat deze aanpak het moeilijker kan maken om voorwerpen op te sporen die zijn gestolen of achtergelaten op een bewegend voertuig (bus, metro, trein, enzovoort). In die gevallen moeten mensen in de buurt echter op de hoogte worden gebracht van ongewenste tracking, waardoor ze mogelijk kunnen helpen je spullen terug te vinden. Het is een afweging en Google maakt een redelijk argument om aan deze kant van het hek te staan. Apple maakt niet bekend of het vergelijkbare limieten heeft en lijkt dus aan de andere kant te staan.

Deze drie elementen stemmen tot nadenken. Ik weet niet zeker of ze allemaal even belangrijk of waardevol zijn, en ik maak me zorgen over het geven van meer informatie aan Google over mijn verblijfplaats om mijn privacy te waarborgen. Maar het is goed om te zien dat er op de markt concurrentie is op het gebied van privacy, vooral als het om veiligheid gaat, en ik hoop dat Apple van Google's voorbeeld kan leren.

Naarmate ik de afgelopen jaren meer betrokken raakte bij de Finger Lakes Runners Club (FLRC) en meer wedstrijden ging organiseren, werd het werven van, coördineren van en communiceren met vrijwilligers een van mijn grootste struikelblokken. Enkele evenementen van de FLRC zijn best grootschalig, waaronder de Skunk Cabbage Classic 10 kilometer en halve marathon, die ik eerder deze maand organiseerde. Dit jaar deden er 725 hardlopers mee en met zoveel mensen op één plek (beter gezegd, met zoveel mensen die voor en na het afleggen van 6,55 mijl straatparcours bij elkaar komen) had ik de hulp nodig van 77 vrijwilligers.

Niet iedereen heeft weleens een vrijwilligersevenement georganiseerd, maar velen van jullie hebben dit vast wel eens gedaan. Het is niet zo moeilijk om voor kleine evenementen met slechts een handjevol vrijwilligers alles in je hoofd te houden. Als je echter meer dan tien mensen nodig hebt, houden meer georganiseerde coördinators alles in een spreadsheet bij, omdat tabellen van nature meer geschikt zijn voor het bijhouden van lijsten. Daar ben ik een paar jaar geleden ook mee begonnen, met een openbare spreadsheet van Google Sheets, waaraan mensen zichzelf in bepaalde cellen toe konden voegen. (Ik ben een groot voorstander van zelfbedieningssystemen.) Het functioneerde… maar niet echt geweldig. Mensen voelden zich geïntimideerd door de vrije gegevensinvoer in een spreadsheet, en hoewel ik ze handmatig toe kon voegen, leverde het niet veel winst op. Ze vonden het ook niet fijn om contactinformatie in een openbare spreadsheet in te vullen en ik moest nog steeds kopiëren en plakken wanneer ik de groep wilde e-mailen.

Eind 2022 ben ik een onderzoek gestart om een volwaardig vrijwilligersbeheersysteem te vinden. Tot mijn verbazing was het aanbod groot, maar ik kon al snel die opties verwijderen die duizenden dollars per jaar kostten, en ook die gratis waren maar ongepaste advertenties toevoegden aan alle communicatie met vrijwilligers (zoals SignupGenius). Weer andere hadden een klungelige interface. Uiteindelijk en nadat ik met de CEO gebeld had, heb ik voor een systeem in de cloud gekozen: Helper Helper. Vrijwilligers staan hier centraal zonder dat er onnodige add-ons zoals donateurbeheer, achtergrondcontroles en trainingmodules worden toegevoegd. Hoewel de jaarlijkse kosten van Helper Helper per organisatie en functie verschillen, viel het bedrag van de offerte binnen ons budget voor een regelmatig gebruikte webdienst. Na Helper Helper een jaar gebruikt te hebben, zijn we eraan verknocht geraakt en vinden we het de kosten zeker waard.

Helper Helper-installatie

De vier belangrijkste soorten gegevens die Helper Helper beheert zijn: vrijwilligers, teams, organisaties en activiteiten. Deze vind je alle vier terug in de tabbladen bovenaan de interface.

Vrijwilligers

Iedere vrijwilliger krijgt een eigen invoerrecord. Gebruikers kunnen zichzelf aanmelden en metadata beheren zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer (optioneel, maar wel zinvol om via sms’en of bellen contact op te nemen met een gebruiker). Beheerders kunnen ook handmatig vrijwilligers toevoegen, administratieve rollen aan vrijwilligers toekennen, enquêtes opmaken om aanvullende informatie zoals T-shirtmaat te verzamelen en al die informatie voor gebruikers bewerken. Van iedere vrijwilliger worden de voorbije en toekomstige inspanningen door Helper Helper gevolgd.

Zoals je in het voorbeeld hierboven kunt zien, is het ook mogelijk om plaatsvervangers aan te maken voor vrijwilligers die zichzelf niet kunnen of mogen inschrijven, zoals padvindsters die onder toezicht van een volwassene meehelpen bij een waterstop in de wedstrijd. De coördinator van een evenement zal nog steeds moeten weten of er genoeg vrijwilligers beschikbaar zijn en zal hun inzet willen bijhouden, maar bij een vervanger kan dat zonder dat persoonlijke informatie opgeslagen wordt.

Teams

Je kunt vrijwilligers ook in teams samenvoegen. Dit kan om twee redenen handig zijn. Ten eerste en voor ons het belangrijkst: beheerders kunnen teamleden collectief berichten sturen, wat handig is als ik mensen voor dit jaar als vrijwilliger wil vragen die vorig jaar al bij een wedstrijd vrijwilligerswerk gedaan hebben. (Tonya merkt op dat het niet meer dan beleefd is, omdat iemand niet uitnodigen om weer vrijwilliger te worden gezien kan worden als het niet waarderen van hun eerdere werk.) Ten tweede kunnen beheerders activiteiten aan specifieke teams toekennen, waardoor bepaalde activiteiten alleen beschikbaar zijn voor mensen met de juiste training.

Wat blijkbaar ongebruikelijk is aan de manier waarop wij teams gebruiken, is dat vrijwilligers in meerdere teams kunnen zitten: veel van onze vrijwilligers werken bij meerdere wedstrijden en hun werkzaamheden worden toegewezen aan elk team waar ze lid van zijn. Op de meeste Helper Helper-websites zit iedereen in maar één team, waardoor je duidelijk over teamactiviteiten kunt rapporteren en teams met elkaar kunt vergelijken.

Organisaties

Zoals ik het begrijp wordt Helper Helper veel gebruikt wanneer bijvoorbeeld een atletiekprogramma van een universiteit het vrijwilligersbeheer moet coördineren van evenementen die ten goede komen van externe organisaties. (In termen van de hierboven genoemde teams zou je je kunnen voorstellen dat een atletiekteam en een voetbalteam tegen elkaar moeten strijden om wie het meeste vrijwilligerswerk kan verzetten.) Bij de FLRC wordt niet veel vrijwilligerswerk voor externe organisaties geleverd, maar omdat iedere activiteit aan een organisatie gekoppeld moet worden, hebben we voor iedere wedstrijd een afzonderlijke organisatie opgezet.

In de praktijk zit het nut van organisaties voor ons in de rapportage, want met Helper Helper kun je goed zien hoeveel uren vrijwilligerswerk aan iedere organisatie gekoppeld is.

Activiteiten

De essentie van Helper Helper wordt gevormd door activiteiten: de feitelijke taken waarvoor mensen zich opgeven. Er komt een aanzienlijke hoeveelheid metadata bij activiteiten kijken, zoals titel, omschrijving, datum en tijd, locatie, informatie over de coördinator en welke teams welke activiteiten kunnen zien.

Het belangrijkste is echter dat activiteiten aan meerdere tijdvakken toegekend kunnen worden. Omdat ieder tijdvak gekoppeld wordt aan een eigen datum, titel, omschrijving en maximum aantal vrijwilligers, zijn tijdvakken de effectiefste manier om meerdere taken binnen een bepaalde activiteit te definiëren.

(Het is ook mogelijk om voor iedere taak een afzonderlijke activiteit aan te maken, maar dan zou je aan mensen die zich op willen geven één lange takenlijst voor moeten leggen, in plaats van een hiërarchische benadering waarbij taken ondergeschikt zijn aan de wedstrijd. Bovendien heb je bij de tijdvakbenadering de mogelijkheid om te communiceren met alleen die vrijwilligers die zich ervoor opgegeven hebben.)

Het is essentieel om een maximum aantal vrijwilligers in te stellen, zodat sommige taken volraken en mensen gedwongen worden om zich voor andere taken op te geven. Ik heb maar één hoofdtimer nodig voor deze wedstrijd, maar ik wil daarnaast graag drie assistenttimers. Er is een wachtlijst voor taken waarvan je verwacht dat die populair zullen zijn. Zo kunnen mensen zichzelf toevoegen en automatisch naar de taak doorschuiven als iemand uitvalt die zich al aangemeld had.

Hoewel de flexibiliteit van het instellen van registratie- en opzegdeadlines en de mogelijkheid om de tijd te verdelen tussen mensen handig kan zijn, voelt het voor mij als meer moeite dan eigenlijk nodig is. Als je niet genoeg vrijwilligers hebt zou ik sowieso willen dat je je voortdurend op kan geven, en als iemand op het laatste moment afzegt, kan ik niet meer doen dan chagrijnig zijn. Het opdelen in bepaalde tijdseenheden is bovendien verwarrend. Als iemand niet de hele tijd kan, moet die zich niet opgeven, omdat het nog meer werk voor mij is om deelgroepen te coördineren. Als ik twee groepen wil maak ik gewoon twee tijdvakken aan zodat mensen weten waar ze aan beginnen.

Zodra je een bepaalde activiteit hebt opgeslagen is die beschikbaar voor alle vrijwilligers. Het is niet veilig om aan te nemen dat mensen er vanzelf tegen aanlopen, dus in het geval van FLRC nemen we iedere koppeling voor iedere activiteit op in onze website en in de aankondigingen van nieuwe hardloopactiviteiten. Als een gebruiker erop klikt ziet die een lijst taken.

Daarmee zijn we aan het eind van het snelle overzicht van de mogelijkheden van Helper Helper, maar hoe gebruiksvriendelijk is het nu eigenlijk?

Inschrijven voor een activiteit in Helper Helper

Helper Helper heeft gratis apps voor iOS en Android, en een responsieve mobiele site die bijna hetzelfde werkt in Safari op de iPhone. De app en de mobiele site stellen gebruikers in staat om nieuwe activiteiten te vinden, te zien waar ze voor ingeschreven hebben en statistieken over activiteiten in het verleden te bekijken.

Het grootste verschil tussen de apps en de mobiele website is de ondersteuning voor pushberichten op het apparaat. Standaard stelt Helper Helper alle vrijwilligers twee dagen van tevoren op de hoogte van de activiteiten waarvoor ze zich ingeschreven hebben, en dan nog eens twee uur voor de activiteit. Deze berichten worden per e-mail en als pushbericht verstuurd, maar de beheerder kan dit instellen. Helper Helper kan ook sms-berichten kan versturen, maar dat kost extra, en wij maken daar geen gebruik van. De meeste van onze vrijwilligers zijn zo oud dan we erop kunnen vertrouwen dat ze hun e-mail regelmatig lezen.

Mijn ervaring met de grote groep van vrijwilligers die helpen bij de activiteiten van FLRC is dat veel vrijwilligers niet nog eens een app willen downloaden en dus gebruikmaken van de website van Helper Helper, en de berichtgeving via e-mail. De apps zijn dus handig, maar pushberichten kunnen niet gegarandeerd worden. De mobiele website werkt prima, dus een groot verlies is het niet.

Het inschrijven voor een bepaalde taak is een kwestie van op de Sign Up-knop klikken en de keuze bevestigen, hoewel je wel eerst een account moet aanmaken als je die nog niet hebt, en wellicht moet inloggen als je terugkeert. Dat is natuurlijk gebruikelijk op internet, en alleen een paar niet-technische mensen hebben hier problemen mee ondervonden.

Het is mogelijk om een aanmelding privé te houden zodat alleen de coördinator het ziet. In andere gevallen zou je door te tikken op de kleine silhouetten waar 1 of 2 staat te zien kunnen krijgen wie zich ingeschreven heeft. Het is ook mogelijk om de coördinator een bericht te sturen bij inschrijving. Diverse mensen hebben daar al gebruik van gemaakt.

Dat is eigenlijk alles dat gebruikers hoeven te doen: het proces is met opzet eenvoudig. Zodra iemand zich ingeschreven heeft, kan de inschrijving natuurlijk altijd ongedaan worden gemaakt, zowel vanuit de app of de website. Deze plek komt dan meteen beschikbaar voor anderen. Dat gebeurt af en toe, en hoewel ik natuurlijk nooit vrijwilligers kwijt wil raken, is het geen groot probleem als dit gebeurt zonder dat ik het weet als de datum ver genoeg in de toekomst ligt.

Een activiteit in Helper Helper beheren

Wanneer vrijwilligers zich inschrijven voor een bepaalde activiteit laat de sectie Opportunity Times aan de bovenkant van de activiteit zien hoe gevuld iedere taak is, en de individuele vrijwilligers verschijnen in de aanmeldingensectie aan de onderkant van het activiteitenscherm.

Hoewel ik maar weinig problemen heb ondervonden met gebruikers en inloggen heb ik een paar mensen handmatig toegevoegd door op de knop Add Users te klikken en de betreffende gebruiker te zoeken. Ik kan bijvoorbeeld een fotograaf die betaald wordt toevoegen zodat hij of zij ook alle e-mails over de gebeurtenis ontvangt. En soms moet ik bepaalde mensen toevoegen op specifieke plekken, en is dat handiger om dat meteen handmatig te doen om te voorkomen dat anderen zich voor deze momenten inschrijven. Normaal gesproken krijgt de betrokken persoon wel een e-mail over dat toevoegen, dus het is verstandig om haar of hem hier van tevoren even over in te lichten. (Als een vrijwilliger verschijnt zonder ingeschreven te hebben kun je die na de activiteit toevoegen en volgt er geen apart bericht.)

Het is soms ook handig om mensen handmatig toe te voegen zodat de coördinator mensen kan verplaatsen. Als ik bijvoorbeeld een van de vrijwilligers die de tijd bijhoudt de coördinator van deze groep wil maken, kan ik mezelf daar verwijderen en deze persoon daar toevoegen. Helper Helper staat toe dat aanmeldingen geweigerd worden of verwijderd; het verschil is dat geweigerde aanmeldingen in het account blijven staan. Tot nu toe heb ik alleen aanmeldingen geweigerd als mensen niet komen zonder het mij te laten weten. In beide gevallen kan de coördinator een e-mail sturen naar de vrijwilliger, hoewel ik meestal wel een bericht krijg van de betreffende persoon als ik iemand verwijderd heb. Het is dus makkelijker om daar meteen op te reageren dan om een ander bericht te maken.

Hoewel Helper Helper vrijwilligers 2 dagen en 2 uren voor de gebeurtenis automatisch herinneringen stuurt zijn deze herinneringen nogal kaal, en herhalen alleen de tijd en de plaats. Het is dus verstandig om zelf de vrijwilligers ook nog even een mail te sturen zodat ze weten waar ze aan beginnen. Helper Helper maakt dat makkelijk met een Message Attendees-knop aan de onderkant van het Opportunity-scherm. Daarmee open je het berichtencentrum, waarin je als coördinator een bericht op kan stellen. Het is alleen kale tekst (stijl en plaatjes en dergelijke zijn niet toegestaan) maar het werkt.

Erg handig is het pop-up menu is aan de bovenkant van Message Center waarmee je het bericht kunt versturen aan groepen van bepaalde tijden. Wij gebruiken dat niet veel, maar in het geval van onze grootste loop moeten we afzonderlijke berichten sturen aan de vrijwilligers die de bib-nummers uitgeven, en aan mensen die op de route staan. Helaas is het wel zo dat omdat het een pop-up menu is, ik hetzelfde bericht 17 keer moest sturen aan de mensen op verschillende plekken op de route.

Helper Helper houdt een archief bij van alle verstuurde berichten (inclusief tijd en datum van verzenden), dus je kunt het makkelijk bijhouden. Als je in dat archief op een regel klikt wordt het bijbehorende bericht geopend zodat je nog even kunt nalezen wat je aan informatie gegeven hebt, of hetzelfde bericht nogmaals kunt versturen.

De andere twee knoppen onderaan het scherm Opportunity zijn ook relevant:

• Download Attendees creëert een geformatteerd Excel-spreadsheet met alle vrijwilligers die zich hebben aangemeld. Dat is handig om af te drukken en mee te nemen naar een evenement als een geheugensteuntje voor wie wat doet, maar ook voor contactgegevens die vooraf gedeeld kunnen worden.
• Validate All Time Slots stelt de coördinator in staat om over de hele linie te bevestigen dat iedereen die zich heeft aangemeld ook werkelijk aanwezig is. Dat kan ook per vrijwilliger gedaan worden, en de paar keer dat iemand niet kwam opdagen kon ik hun taak handmatig verwijderen en iemand anders aanstellen. In een ideale wereld zouden vrijwilligers zichzelf melden. Helper Helper herinnert ze er na afloop van een evenement er aan, als ze dat niet al gedaan hebben, maar in mijn ervaring doet meer dan de helft het helemaal niet. Ik hou er niet van om ze daarmee lastig te vallen, en Validate All Time Slots kost maar een minuutje van mijn tijd.

En tot slot biedt Helper Helper uitgebreide rapportages, zoals je kunt zien in het rapportage-scherm hieronder. Met de andere tabs kun je statistieken voor teams, individuele vrijwilligers, specifieke gelegenheden, en organisaties opstellen. Je kunt niet alleen op datum filteren, maar ook op organisaties en categorieën (zie het Race and Non-Race taartdiagram hieronder - andere organisaties willen hun evenementen wellicht nauwkeuriger specificeren).

Voor FLRC zijn deze rapporten uitsluitend getallen - ik zie er voor ons slechts de functie in van het delen van een samenvatting met onze leden, als een boodschap van "Kijk eens wat we met z'n allen voor elkaar hebben gekregen!" Maar ik neem aan dat andere organisaties er veel belang aan hechten om de impact van hun vrijwilligers te kwantificeren.

Helper Helper voordelen en wensen

Alles bij elkaar is Helper Helper een belangrijk hulpmiddel voor FLRC gebleken, en zijn jaarlijkse bijdrage meer dan waard:

• Eenvoudiger vrijwilligers vinden: Toen de pandemie op zijn einde liep werd het moeilijker om vrijwilligers te vinden, omdat sommige mensen op hun hoede bleven voor mensenmassa's, zelfs buiten. Met een Volunteer-knop voor elke race die we organiseerden en aanmelden met één enkele klik via berichten waarmee we vrijwilligers zochten, werd het eenvoudiger om vrijwilligers te krijgen. In sommige gevallen moesten we zelfs mensen teleurstellen omdat alle plekken al vol waren toen ze zich aanmeldden.
• Consistente en coherente aanmeldingen: Voordat we Helper Helper gebruikten moest elke race-directeur en teamleider zelf zijn of haar vrijwillgers bijhouden, en hoe grondig dat gedaan werd wisselde nogal. Het was zelfs niet eenvoudig om na afloop van een evenement een lijst van vrijwillgers op te stellen voor bedankjes.
• Betere communcatie naar de vrijwilligers toe: Als communicatie-professional vind ik dit belangrijker dan veel anderen (en doe ik het dus voor de meeste races), maar de mogelijkheid om alle vrijwilligers voorafgaand aan en na afloop van races te bereiken is een uitkomst. In het bijzonder in die gevallen waar we races moesten afgelasten ten gevolge van extreem weer op de dag zelf.
• Betrouwbaarder bezoek: Vroeger hadden we geen mogelijkheid om bezoekstatistieken bij te houden, maar volgens mij hebben de herinneringen en communicatie voorafgaand aan de race van Helper Helper het aantal vrijwilligers die te laat komen of het laten afweten duidelijk gereduceerd.
• Minder stress voor race-directeuren: Ik kan niet voor al onze race-directeuren spreken, maar zelf vertrouw ik op Helper Helper voor het coördineren van tien afzonderlijke evenementen, en het helpt me enorm alle taken en de vrijwilligers die zich daarvoor hebben aangemeld te kunnen zien. En zelfs als er voor sommige taken geen vrijwilligers zijn, is het erg handig als je dat in één oogopslag kunt zien.
• Minder werk in de toekomst: In 2023 had ik een hoop werk om de mogelijkheden te creëren voor elk van onze races, waarvoor ik vergaderingen had met de race-directeuren om alle taken te bespreken, wanneer ze moesten starten en klaar moesten zijn, en hoe ze beschreven moesten worden. Dit jaar hoefde ik alleen maar alle mogelijkheden van afgelopen jaar te kopiëren naar nieuwe data en eventueel wat kleine aanpassingen te maken.

Dat betekent echter niet dat Helper Helper perfect is. Het is maar een klein bedrijf en hoewel ze snel reageren op tech-ondersteuningsvragen en meldingen van bugs, zijn er toch gebieden waar wijzigingen of verbeteringen me zeker zouden helpen:

• Activiteitsmeldingen voor coordinatoren: Helper Helper verwittigt Institution Admins (het hoogste niveau) via e-mail als nieuwe personen zich voor het eerst aanmelden, maar het verwittigt niet de Team Admins of Opportunity Coordinators als vrijwilligers zich opgeven voor specifieke taken of zich voor een taak afmelden. Het bestuderen van de Commitments-lijst kost me een hoop tijd in de weken en dagen voorafgaand aan een race, maar ik zou het op prijs stellen als ik op de hoogte zou zijn van wanneer mensen zich aan- of afmelden. Deze functie staat kennelijk op de rol, en ik kijk er naar uit.
• Admin verwarringen: Accounts die adminrechten krijgen krijgen ook extra mogelijkheden, maar ik ontdekte pas onlangs wat het verschil is tussen Institution, Organization, en Team Admins. Op dit moment moet ik, om de race-directeuren van de FLRC te laten doen wat ze moeten doen, hen allemaal het hoogste niveau van rechten geven, in plaats van dat ik ze per race rechten kan geven:
  • Institution Admins kunnen alles doen, inclusief het creëren en wijzigen van mogelijkheden en het toevoegen en verwijderen van vrijwilligers van specifiece taken binnen een mogelijkheid.
  • Organization Admins kunnen mogelijkheden creëren en wijzigen maar kunnen geen vrijwilligers toevoegen of verwijderen. Ik vermoed dat dat is omdat de meeste Organization Admins verbonden zijn aan externe organisaties. Het is bovendien vreemd dat Organization Admins anders gedefinieerd worden dan de andere twee typen, die je kunt kiezen uit een venstermenu als je een vrijwilliger bewerkt. Als een Organization Admin vrijwilligers zou kunnen toevoegen of verwijderen zou dat beslist handig zijn voor FLRC.
  • Team Admins kunnen alles doen wat nodig is om een mogelijkheid en bijbehorende vrijwilligers te beheren, maar alleen als de mogelijkheid bij het team van die admin hoort. Zo niet, dan kunnen ze vrijwilligers aan hun team toevoegen of verwijderen, maar verder niks. Dat is frustrerend voor FLRC omdat onze race-directeuren mogelijkheden moeten kunnen wijzigen en personen moeten kunnen beheren die nog geen deel uitmaken van hun team.
• Titels van tijdindelingen ontbreken in de wijzig-modus: Helper Helper heeft op mijn verzoek titels voor tijdindelingen toegevoegd aan het Opportunity-scherm. Maar de enige manier om de verschillende tijdindelingen te herkennen bij het bewerken van een mogelijkheid is via een tooltip. Dat werkt wel, maar als je 17 race-marshalls met vergelijkbare tijdindelingen hebt kan het flink wat muiswerk vergen om de juiste te vinden.
  
• Statuskleuren in één oogopslag: Zoals je kunt zien in het linker screenshot hierboven laat Helper Helper met een getal zien hoe vol een tijdindeling is: 1 van 1, 0 van 4, enzovoort. Voor een groot evenement met veel tijdindelingen zou het handig zijn als die informatie ook via kleuren getoond zou worden, met volle tijdindelingen groen, gedeeltelijk gevulde geel en lege tijdindelingen rood.
• Gestileerde tekst en afbeeldingen in e-mail: Hoewel ik een zwak heb voor e-mails met platte tekst, zou HTML e-mail handig zijn voor tekststijlen en het invoegen van afbeeldingen (zoals een kaart waarop staat waar een marshal naartoe moet).
• Selectievak-interface voor berichten over tijdsloten: Het venstermenu waarmee je berichten kunt sturen over specifieke tijdsloten is nuttig, maar een interface met selectievakjes waarmee je meerdere tijdsloten kunt selecteren om een bepaald bericht te ontvangen, zou herhalingen verminderen bij het e-mailen van vergelijkbare tijdsloten.
• Minder vaak aanmelden: Deze wens is klein, maar Helper Helper vereist dagelijks inloggen. 1Password maakt dat redelijk pijnloos, maar ik gebruik nogal wat veel gevoeligere systemen die de aanmeld-status veel langer onthouden.
• Automatische teamtoewijzing: We maken misschien ongewoon gebruik van Helper Helper, maar ik zou graag willen dat het automatisch vrijwilligers die zich aanmelden voor een specifieke gelegenheid toevoegt aan het bijbehorende team. Op dit moment moet ik elke nieuwe vrijwilliger toevoegen aan dat team. Ik vermoed dat het probleem is dat de meeste Helper Helper-sites elkaar uitsluitende teams hebben, terwijl veel van onze vrijwilligers in verschillende teams zitten. Dat komt omdat we teams vooral gebruiken voor berichtgeving, niet om de toegang tot mogelijkheden te beperken.
• Geen melding van foto's: De Helper Helper-app moedigt vrijwilligers aan om foto's bij hun toezeggingen te voegen, maar het systeem geeft geen melding aan de coördinator, behalve dat het ze laat zien aan Institutie-admins op het beginscherm, waar ik zelden naar kijk. Ik heb net ontdekt dat vrijwilligers het afgelopen jaar 42 foto's hebben ingestuurd. Ik download ze nu om ze te delen, maar het zou fijn zijn geweest als ik er eerder op was geattendeerd.

Hoezeer deze punten onze ervaring met het gebruik van Helper Helper ook zouden verbeteren, ze zijn verre van "spelbrekers". Simpel gezegd, Helper Helper heeft veel betekend voor het werven van en communiceren met vrijwilligers, en als je betrokken bent bij een organisatie met niet-triviale behoeften op het gebied van vrijwilligersmanagement, raad ik je aan om het te proberen.