Vorige aflevering | Search TidBITS | TidBITS Homepage | Volgende aflevering

TidBITS#840, 31 juli 2006

Besteed je meer tijd aan pogingen om het overzicht te bewaren dan aan het daadwerkelijk uitvoeren van je plannen? Jeff Porten komt deze week terug met een aantal concrete stappen om je activiteiten te ordenen volgens het "Getting Things Done" systeem. Als je AppleCare hebt kun je een schijfafbeelding downloaden waarmee je een opstart-cd maakt met een universele binary van TechTool Deluxe. Ook besteden we aandacht aan het uitbrengen van de Bluetooth Mighty Mouse en The Missing Sync for Windows Mobile 5 van Mark/Space, aan nieuws over het terugroepen van MacBook Pro batterijen en aan nieuws over een nieuwe versie van Audio Hijack Pro waarmee je eenvoudiger voice-over-IP telefoongesprekken kunt opnemen voor podcasts.

Onderwerpen:

Copyright 2006 TidBITS: Reuse governed by Creative Commons license
<http://www.tidbits.com/terms/> Contact: <[email protected]>

**************************************************************************

TidBITS-NL zoekt vrijwilligers.

Vind je het nuttig dat er een Nederlandse vertaling van TidBITS is?
Lijkt het je leuk om teksten uit het Engels te vertalen?
Kun je een paar uurtjes per week missen?

De huidige vertaalploeg is juist groot genoeg om de tekst in porties van plezierige omvang over alle vrijwilligers te verdelen, maar als er een keertje iemand uitvalt wegens ziekte of drukdrukdruk hebben we een probleem. Dus een of twee man/vrouw erbij zou welkom zijn.

Kijk eens op de pagina hieronder wat het werk inhoudt, en laat het ons weten als het je aanspreekt.

<./tidbits-nl/over-vertalen.html>

**************************************************************************

Deze editie van TidBITS werd gedeeltelijk gesponsord door:

De Nederlandse editie van TidBITS is een letterlijke vertaling van de oorspronkelijke Engelse versie. Daarom is het mogelijk dat een deel van de inhoud niet geldt in bepaalde landen buiten de VS.

Dit nummer werd uit het Engels vertaald door:

Verder werkten mee:

Hoe je ons kunt bereiken kun je lezen op:
<./tidbits-nl/contact.html>

MailBITS, 31 juli 2006

[vertaling: MSH]

Draadloze Mighty Mouse debuteert -- Al heeft de Mighty Mouse in het beeldverhaal een staart, voor zijn Mighty Mouse heeft Apple het snijmes in de staart gezet en verving het de USB kabel door een draadloze verbinding met Bluetooth 2.0. Fysiek is de draadloze Mighty Mouse in wezen dezelfde als zijn bekabelde voorganger (zonder natuurlijk de ontbrekende kabel), met vier knoppen, die onafhankelijk geprogrammeerd kunnen worden: een paar aanraakgevoelige sensoren aan boven rechter- en linker zijde van de muis, een Scroll Ball voor alle richtingen, die ook ingedrukt kan worden en sensoren die een aktie veroorzaken als de gebruiker de zijkanten van de muis indrukt. Hij loopt op twee AA batterijen, schakelt in rusttoestand automatisch naar een lager verbruik. Apple maakt echter geen claims over de levensduur van de batterij. De draadloze Mighty Mouse is per cirect verkrijgbaar voor $70; Mac OS X 10.4.6 of later is vereist om de akties van de buttons in te kunnen stellen. De bedrade Mighty Mouse blijft verkrijgbaar voor $50 waarbij het enigszins bevreemdend is dat Apple er op wijst dat hij werkt met PCs die Windows 2000 of Windows XP gebruiken.[ACE]

<http://en.wikipedia.org/wiki/Mighty_Mouse>
<http://www.apple.com/mightymouse/>
<http://www.apple.com/mightymouse/software.html>
<http://www.apple.com/mightymouse/specs.html>

Apple roept slecht presterende MacBook Pro batterijen terug -- Apple heeft een wereldwijde terugroep uitgegeven voor sommige 15-inch MacBook Pro batterijen, verkocht tussen februari 2006 en mei 2006, vanwege prestatiegebrek (en niet vanwege veiligheidsrisicos, zoals een serie recente Dell laptops, die vuur vatten). Voor identificatie van batterijen die onder dit programma vallen kijk je aan de onderkant van de batterij voor modelnummer A1175 en een 12-cijferig serieel nummer dat eindigt met U7SA, U7SB, of U7SC. [JLC]

<https://support.apple.com/macbookpro15/batteryexchange/>
<http://www.gizmodo.com/gadgets/dell/another-dell-laptop-goes-kabloom-190579.php>

Mac Sync verhelpt ontbrekende synchronisatie voor Windows Mobile 2.5 -- Veel krachtige hedendaagse GSM's werken op Microsoft's Windows Mobile 5 besturingssysteem, en dat betekent voor veel Mac gebruikers dat ze informatie over hun contacten en andere data niet konden synchroniseren. Nu kan men met het beschikbaar komen van The Missing Sync for Windows Mobile 2.5 van Mark/Space over deze hindernis springen. Deze software nestelt zich in Apple's Sync Services onder Mac OS X 10.4.7 of later voor adressen, kalender-zaken en nog-te-doen lijsten en biedt specifieke ondersteuning om data te synchroniseren met Microsoft Entourage. Ook heeft het plug-ins voor iTunes en iPhoto om muziek en fotos over te brengen naar de telefoon en ook de mogelijkheid om het instrument op de Desktop te plaatsen voor direkte bestandsoverdracht. Een nieuwe toolbar in versie 2.5 biedt snelle toegang tot commando's, inclusief een makkelijke manier om Windows Mobile software te installeren. De Missing Sync voor Windows Mobile 2.5 is een gratis update voor bezitters van versie 2.0 of later, of als een $40 electronische download (of $50 CD) voor nieuwe gebruikers. Upgrades van oudere versies of vanaf sommige in aanmerking komende produkten kosten $20. [JLC]

<http://www.microsoft.com/windowsmobile/>
<http://www.markspace.com/missingsync_windowsmobile.php>
<http://www.markspace.com/missingsync_wm_upgrade.php>

Overgang naar Back End uitgesteld -- Andere deadlines beletten ons het voltooien van ons nieuwe back end systeem, maar we hebben het voor deze komende week ingeroosterd. Duim voor ons dat TidBITS #841 gemaakt en afgeleverd zal worden met gebruikmaking van ons nieuwe systeem. Verder, kijk in ExtraBITS als er iets raars is met dat nummer.[ACE]

<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbart=08610>
<http://www.tidbits.com/ExtraBITS/>

AppleCare zorgt voor TechTool CD om van op te starten

door Matt Neuburg <[email protected]>
[vertaling: EL]

Apple's afhankelijkheid van software van derde partijen was sinds lange tijd een voorname zwakte van het AplleCare Protection Plan. AppleCare kopers hebben jarenlang geklaagd dat het pakket een Micromat TechTool Deluxe CD bevatte, waarmee je de computer -waarvoor AppleCare was aangeschaft- niet kon opstarten of (erger) waar je de computer wel mee op kon starten, maar de structuur van de harde schijf dusdanig beschadigd raakte zodat de data onherstelbaar werd beschadigd. TechTool werd slechts sporadisch en met grote tussenpozen herzien, en ze liepen steeds achter op de belangrijkste besturingssystemen en hardware modificaties. Evenmin communiceert Apple met kopers om hen van zulke modificaties op de hoogte te stellen (of tenminste, zij hebben dit nog nooit gecommuniceerd aan de koper).

<http://www.apple.com/support/products/>
<http://www.micromat.com/index.php?option=com_content&task=view&id=37&Itemid=51>

Huidige AppleCare contract bezitters zullen daarom dan ook blij zijn om te horen dat Micromat een nieuwe versie (3.1.1) van TechTool levert in twee smaken, een voor Intel-gebaseerde Macs en een andere voor PowerPC-gebaseerde Macs. Het is beschikbaar als een gratis download van Apple (in ruil voor het serie nummer van jouw AppleCare-geregistreerde machine). De download, welke ongeveer 200 MB is, is een disk image; het kan gebruikt worden om de software op je computer te installeren of om een CD te branden waarvan je op kunt starten.

<https://support.apple.com/techtooldeluxe/main?id=dl>

Als aanvulling op de ondersteuning voor Intel-gebaseerde Macs, kan TechTool Deluxe 3.1.1 nu de volume-structuur van de opstartschijf testen, heeft het de Diagnostic en REzero Unit testen vervangen en heeft het tevens Drive Hardware en Directory Scan opties toegevoegd. Een software updater is beschikbaar als een 4,5 MB download.

<http://www.micromat.com/index.php?option=com_content&task=view&id=166&Itemid=61>

Hijack van Rogue Amoeba verbeterd in het kapen van telefoongesprekken

door Glenn Fleishman <[email protected]>
[vertaling: PAB]

Audio Hijack Pro is geüpdatet om beter telefoongesprekken op te vangen. Nee, de mensen van Rogue Amoeba hebben niet getekend bij de NSA. Ze hebben wel de groeiende belangstelling voor het opnemen van gesprekken via het "Voice over Internet Protocol" (VoIP) bemerkt, of het nu computer-naar-computer of computer-naar-PSTN ("Public Switched Telephone Network", je weet wel, het echte telefoonnetwerk).

<http://www.rogueamoeba.com/audiohijackpro/>

Audio Hijack Pro 2.7 gaat voorbij aan de tamelijk bizarre instellingen zoals ik die vorig jaar beschreef voor O'Reilly Networks en werkte samen met Andy Affleck-Williams om zaken in te bouwen van zijn e-boek "Take Control of Podcasting on the Mac" waar ik de redactie van gedaan heb. Audio Hijack Pro is ontwikkeld om geluid op te vangen van elk programma of systeembron en deze door te geven. Het combineren van meerdere opvangstromen maakt live mixing mogelijk en de ingebouwde filters zorgen ook voor live-verwerking.

<http://www.macdevcenter.com/pub/a/mac/2005/10/10/how-to-podcast.html>
<http://www.takecontrolbooks.com/podcasting-mac.html?14@@!pt=TRK-TB840>

De moeilijkheid was voornamelijk dat voor een opname voor een podcast of voor andere doeleinden, het geluid op de koptelefoon volledig of grotendeels onderdrukt wordt om echo te voorkomen, terwijl wel elke stem opgenomen moet worden. Het was binnen Audio Hijack Pro ook onmogelijk elke kant van het gesprek apart op te nemen zonder het in verschillende geluidsbestanden op te slaan en ze later te mixen in een ander programma.

De nieuwste versie, een gratis update voor bestaande en geregistreerde gebruikers, brengt MegaMix, waarmee je beide zijden van een gesprek kan kapen, met een toegevoegde optie om elke stem apart op te nemen. Creëer eenvoudigweg een stream ("Session > New") en kies een VoIP-programma om de details af te handelen. Je kunt de standaard instelling van het samenvoegen van beide kanten van de conversatie aanpassen, door op "Advanced" te klikken in de tab "Input" en de optie "Separate Inputs and Outputs by Channel" aan te vinken. (Rogue Amoeba heeft goede illustraties in de volgende bloglink.)

<http://www.rogueamoeba.com/utm/posts/Article/ahp27-tour-2006-07-31-12-00>

Voor verscheidene belangrijke VoIP-programma's bestaan er al oplossingen. Apple's iChat AV kan direct opnemen in GarageBand 3, met een spoor per deelnemer in groepsgesprekken. Een nieuwe plug-in voor Skype en Ecamm Network's Call Recorder, maakt opnames op meer sporen mogelijk binnen die programma's. Het Gizmo Project ondersteunt allang directe mp3-opnames.

<http://www.apple.com/macosx/features/ichat/>
<http://www.apple.com/ilife/garageband/features/ichatrecording.html>
<http://www.skype.com/>
<http://www.ecamm.com/mac/callrecorder/>
<http://www.gizmoproject.com/screen-shots.html>

Krijg dingen gedaan met je Macintosh, deel 2

door Jeff Porten <[email protected]>
[vertaling: TK, EL, SL, PAB]

In deel 1 van dit artikel heb ik het gehad over het systeem Getting Things Done van David Allen, en hebben we verschillende programma's die je dat systeem kunnen helpen implementeren besproken. Nu wil ik dieper ingaan op hoe GTD werkt, specifiek op dag-tot-dag basis op je Mac.

<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbart=08614>

Geest zoals Aqua Finder -- Zoals je nog wel weet is de grondslag van GTD taken, vage plannen en willekeurige gedachten in de juiste vergaarbakken te stoppen en zo snel mogelijk uit je hoofd te krijgen. In zijn oneindige wijsheid (het adres van Apple is ook niet voor niets Infinite Loop) heeft Apple iedereen al een vergaarbak gegeven die altijd vlak voor ons staat, maar bijna niemand gebruikt hem goed als productiviteitstool. Ik heb het over het Bureaublad van de Finder.

Wat staat er zoal op je Bureaublad? Als je lijkt op 95 procent van mijn klanten, ziet je Bureaublad er als volgt uit: aliassen naar vaak gebruikte documenten en applicaties, documenten waaraan je vorige dinsdag hebt gewerkt met een cryptische bestandsnaam, enkele nota's die relevant kunnen zijn rond Kerstmis en het belangrijkste: de bestanden voor het Project van de week.

Ik stel voor dat je het volgende doet: maak in je Gebruikersmap een map met de naam "Opslag Bureaublad". Sleep alles op het Bureaublad in die map. Ziezo, een schone tafel!

"Maar wat te doen met het Project van de week?" Geen probleem. In je hoofdlijst (die, zoals we hebben gezien in deel 1, alles van een iCal- tot een TextEdit-document tot een outline in OmniOutliner kan zijn), voeg je een terugkerend punt toe aan "Opslag Bureaublad reviewen". Het Project van de week komt op één van je lijsten terecht. En de andere dingen? Die kun je later verwerken. Maar je kunt je aliassen in het Dock onderbrengen (en de overbodige regelmatig verwijderen), de cryptische documenten klasseren en de Kerstspullen na Thanksgiving laten terugkomen (hierover meer later). Maar het belangrijkste van al is dat je dit niet nu meteen hoeft te doen. Die dingen werden niet meer georganiseerd toen ze op je Bureaublad rondslingerden, en het kan dan ook geen kwaad om ze een tijdje op te bergen, op voorwaarde dat je een goede herinnering op je hoofdlijst hebt staan om je er naartoe te leiden.

Waarom doen we dit? Omdat een schone tafel een schone lei is. Klik op het Bureaublad (met alle Finder-vensters dicht), en ga naar Weergave > Toon weergaveopties, waar je kunt instellen hoe je bestanden worden weergegeven. Ik verkies een lettergrootte van 11 punt, met kleine symbolen, positie label rechts, en gerangschikt op naam. Dit levert een nette lijst op een compact oppervlak op, die ik gewoonlijk achter mijn open vensters kan zien. Gedurende mijn werkdag blijft alles waaraan ik werk, wat ik download of verander op mijn Bureaublad staan (met één uitzondering: wanneer ik werk met bestanden die elders al netjes zijn georganiseerd, gebruik ik aliassen naar die documenten.) Op het eind van de dag zijn de bestanden op mijn Bureaublad een kaart van waaraan ik vandaag bezig ben geweest. Wanneer ik rangschik op Bewerkingsdatum, krijg ik ook in chronologische volgorde te zien waar ik ben geweest.

Op het eind van de dag (of gewoonlijk om de paar dagen), ga ik even door mijn Bureaublad. Bestanden waarmee ik klaar ben - die dus nooit meer zullen veranderen - worden geklasseerd of weggegooid, afhankelijk van of ik ze ooit nog kan nodig hebben. Bestanden die ik later nog nodig zal hebben worden opgeslagen in een tickler-systeem of een map "Ooit". Bestanden met onmiddellijke follow-up worden geannoteerd en opgeslagen in een gepast taaksysteem.

Ik hoor je al zeggen "Goed. Hoe?" Alles gebeurt met de Finder en een tikkeltje iCal en AppleScript.

Taglines en ticklers en softwares, maar mensen toch! We zullen beginnen bij het begin. Je werkt je door je werk en verwerkt je Bureaublad - waarop waarschijnlijk maar een tiental bestanden staan, aangezien je je bureaublad regelmatig schoonmaakt. Ga je een bepaald bestand later nog nodig hebben? Als het antwoord neen is, gooi je het bestand weg. De prullenmand is je vriend. De bedoeling is niet om schijfruimte te winnen - die hebben we allemaal genoeg om triljarden URL's te bewaren - maar om ruimte in je geheugen te sparen, en om te zeggen "Daar moet ik nooit meer aandacht aan schenken".

Of misschien heb je dat bestand later toch nog nodig. Als het bestand deel uitmaakt van een actief project en je het waarschijnlijk binnenkort nog nodig zult hebben, zet je het in een map Actieve Projecten, in een submap met een geschikte naam. Op mijn bureaublad staat nu dit artikel, en tegen het eind van de dag verhuist het naar de map Actieve Projecten. Maar zodra het gepubliceerd is, is het geen actief project meer en verhuis ik het naar de klassering op lange termijn.

Ziet jouw mappenstructuur er ook zo uit?

Gebruikers > jporten > Documenten > Schrijven > Mac > TidBITS > Bezig > GTD > Klad

Bij mij vroeger ook. Wat een rommel. Nu ziet mijn bestandenstructuur er als volgt uit (zowel de actieve als de gearchiveerde locaties):

Gebruikers > jporten > Actieve Projecten > TidBITS GTD
Gebruikers > jporten > Archieven > 2006-07

Dat is alles. Elke maand maak ik een nieuwe map aan, zet die in mijn Finder-zijbalk, en klasseer voortdurend documenten om ze uit de weg te krijgen. Als ik een bestand nodig heb, dan herinner ik me gewoonlijk nog wel wanneer ik het laatst gebruikt heb en kan ik rechtstreeks naar de juiste map gaan, of ik laat Spotlight voor mij werken. Ik zou natuurlijk ook uren kunnen prutsen aan mijn mappen, maar het leven is te kort. Dit systeem, waarbij je een document alleen op datum opslaat, heet het Noguchi-systeem en het werkt ook goed met papieren documenten. De oorspronkelijke webpagina waar ik voor het eerst over dit systeem heb geleerd is helaas niet meer online, maar op deze pagina vind je verwijzingen naar enkele goede secundaire bronnen.

<http://vielmetti.typepad.com/vacuum/2005/10/noguchi_filing_.html>

Zo gaan we dus om met afval, actueel werk, en werk dat klaar is. Maar hoe gaan we om met dingen die we later willen aanpakken? Die kunnen we indelen in twee categorieën: dingen die we ooit wel eens verder zullen bekijken (waarbij het wanneer niet belangrijk is), en dingen die we op een specifieke datum nog eens willen bekijken.

Voor de eerste categorie heb ik een map Ooit in mijn thuismap. Deze bevat dingen die uiteen lopen van nota's over mijn doldrieste zakenidee voor 2008, URL's die ik wil bekijken, tot software die ik wil uitproberen. Deze items hebben slechts twee dingen gemeen: er is geen deadline voor, zodat ze er tot het einde der tijden kunnen blijven staan, en ze hebben allemaal een geel Finder-kleurlabel dat me zegt dat er een commentaar aanhangt (in het venster Toon info) om me te herinneren aan wat ik van plan was met het bestand. Waarom zou ik tijd verspillen om me proberen te herinneren waarom ik iets heb opgeslagen wanneer ik er mogelijk pas maanden later aan toe kom? Ik start een AppleScript-script op dat enkele woorden toevoegt in het commentaarvak en het tegelijk geel kleurt. Geel is mijn kleur voor een "sticky note" om me eraan te herinneren dat ik het commentaar moet lezen. (En jawel, het script staat op mijn website, samen met een ander script dat willekeurig een item in de map Ooit kiest om af te werken. Dit is gewoon een leukere manier van werken - wie wil er nu eerst de oudste items aanpakken?)

<http://jeffporten.com/2006/07/31/tidbits-gtd-applescripts/>

Maar voor dingen met een deadline wil ik zeker zijn dat ik ze op tijd zie - en niet vroeger. Daarom heb ik een andere map met daarin een map voor elke dag voor de rest van het jaar. Wanneer Adam me zegt dat hij in oktober misschien interesse zal hebben voor mijn artikel over hoe je een MacBook verbindt met een sapcentrifuge, sleep ik mijn nota's over dat onderwerp naar een map op het eind van september. Elke ochtend, terwijl ik slaap maar mijn computer niet, start een iCal-evenement een script op dat de bestanden van die dag op mijn Bureaublad plaatst, en hop, zij zijn nu deel van mijn werk van die dag. Dat script kun je ook downloaden.

Het knappe aan dit systeem voor mij is dat het een klasseer-en-vergeet-proces is, en ik heb bijna altijd een gemakkelijk doelwit. Wanneer ik op een website ben die ik later nog eens wil bezoeken, sleep ik de URL uit Safari naar mijn Bureaublad. Wanneer ik de URL later verwerk, lees ik de pagina dan, of ik klasseer hem voor het weekeinde of hang het aan een project of een taak. Zo wordt niets vergeten, maar gewoonlijk op een manier waarbij ik geen uur moet nadenken over waar ik het bij zal onderbrengen.

Zie je nu waarom je aan het begin van dit artikel je Bureaublad hebt leeggemaakt? Je Bureaublad is speciaal - het is de enige locatie op je harde schijf met een groot en altijd bereikbaar doelwit. Als je wilt, wanneer het tijd is om je Opslag Bureaublad te verwerken, gooi ze dan maar terug op het Bureaublad om ze te verwerken - maar zet ze later opnieuw weg als je er niet klaar mee bent. Je Bureaublad is een werkruimte, en geen vergaarbak voor je hele leven. Dat is waar je harde schijf voor dient, met je lijsten die je eraan herinneren naar alle spleten en hoekjes terug te keren.

Je spullen verbinden aan taken -- We blijven wat langer bij bestanden, vanwege het feit dat veel van ons werk uiteindelijk eindigt in een bestand ergens op je harde schijf. Als je dwangmatig georganiseerd wil blijven (als je dit nog steeds leest, weet je dat je dat wilt), is het belangrijkst om de ondersteunende bestanden onmiddelijk als je naar een bepaalde taak gaat meteen bij de hand te hebben. Met OmniOutliner is dit makkelijk; sleep het bestand of een alias op je outline en je bent klaar. Hoe zit dat met taken-managers zoals iCal en Life Balance, waarin het niet mogelijk is om bestanden te importeren?

(Even terzijde, het is niet mijn intentie korte metten te maken met Entourage; Entourage heeft een mooi systeem om taken te koppelen aan projecten en bestanden met interne koppelingen. Ik heb het jaren gebruikt. Op de lange termijn echter, was het niet flexibel genoeg voor mijn behoeften, dus heb ik dat verlaten voor dit systeem. Mijn idee is dat als je een Entourage gebruiker bent en je eigen systeem bouwt, je volledig binnen de software blijft en mijn hulp met speciale trucs niet nodig hebt. Ik noem ze vanwege het feit dat als je geen AppleScript voorzieningen gebruikt om je te helpen van het managen van jouw data, dat je dan de helft van de kracht van je software mist.)

<http://scriptbuilders.net/cat.php?category_list=2&act=show_cat&cat_id=2>

Het is je misschien opgevallen dat iCal evenementen en taken een URL veld hebben en als je een URL plakt welke je uit Safari kopieert je een mooie "open deze locatie" knop krijgt als je het opnieuw selecteert. Erg handig. Maar je kunt dit ook doen met je bestanden, omdat elk bestand op je harde schijf kan worden "ge-URL'd" zodat het er zo uit ziet: file:///Users/jporten/Desktop/gtd%20article.rtf. Het probleem is dat deze URL's de bestanden niet volgen, wanneer deze in een andere map worden geplaatst. Dus heb ik een ander AppleScript script geschreven (welke je van mijn pagina kunt downloaden) welke een alias creeert en de URL koppelt aan deze alias; de URL wijst altijd naar de alias, en de alias wijst altijd naar het daadwerkelijk bestand, ongeacht waar het zich bevindt. Als je meerdere bestanden koppelt, dan kun je het naar de map koppelen in welke al deze bestanden zich bevinden. Probeer dezelfde truc ook eens met het URL veld in het adresboek om bestanden aan contacten te koppelen.

Voor andere toepassingen, welke geen expliciete URL-velden hebben, is er een handige Mac truc, die werkt in elke Cocoa toepassing. (Het is niet altijd duidelijk welke toepassingen Cocoa zijn; verspil geen tijd om dit uit te zoeken, probeer het gewoon en kijk of het werkt met jouw favorieten) Wanneer je een URL plakt in een tekstveld, ziet het er nog steeds uit als platte tekst, maar veel toepassingen zullen het herkennen als een URL. In Life Balance, commando-klik je hierop om het te openen; in TextEdit, Controle-klik je hierop en kies 'Open URL'. Nu kun je zo ongeveer alles wat je wilt koppelen aan iets anders - als je bijvoorbeeld het ene bestand wil koppelen aan een ander, stop je de URL van het tweede bestand in de finder comments van de eerste. Het werkt ook met een commando-klik.

Aktuele zaken scheiden van lopende zaken -- Voor het geval het je niet opgevallen is, heeft het proces met je Bureaublad waar ik zojuist over sprak als grote voordeel van het focussen van de aandacht op de aktuele verzameling bestanden. Als je met iets wil werken, plaats je het op het Bureaublad. Als je klaar bent zet je het op de geschikte plaats. En die andere 300.000 bestanden op je harde schijf? Niet op deze manier. Kunnen we deze methode ook op taken toepassen? Hier staat hoe dat moet.

In jouw originele lijst, onafhankelijk van waar je deze bewaart, staat het assortiment van de dingen die je nog wilt doen in je leven. Deze is groot en ontmoedigend, en dat is prima, omdat je waarschijnlijk tientallen jaren nodig zult hebben om ze uit te voeren. Het probleem doet zich voor als het 3 uur 's nachts is en je over een boek hoort op de radio wat je wilt lezen, of wanneer dat rare geluid uit je airco komt, en je het alleen snel op wil schrijven en weer verder wilt gaan. Of je wilt er absoluut zeker van zijn, dat je vandaag nog actie onderneemt, niet over twee weken.

Open iCal taken. Ik gebruik mijn iCal taken lijst op dezelfde manier als ik mijn Bureaublad gebruik. De dag start leeg, of met de taken die ik heb ingesteld om vandaag te verschijnen. iCal heeft een functie om taken te verbergen welke nog niet opgevolgd hoeven te worden. Dus zet niet de huidige datum in dat veld, maar de datum dat je aan een taak herinnerd wil worden. Als je je werk in kleine te verwerken akties verdeelt, kan de uit te voeren datum hetzelfde zijn als de herinneringsdatum; echter als je snel een project noteert voor een latere inspectie, schrijf je "Groot project moet klaar zijn op 31 augustus" met een "herinnerings datum" - dat is je herinnerings datum - van 7 augustus, of hoeveel tijd je voor dat project denkt nodig te hebben.

Idealiter, op het einde van elke dag, zijn al mijn iCal taken onderverdeeld in drie categorieën: het is gedaan, dus verplaatst naar de originele lijst en verwijderd uit iCal, of ik besluit dat het niet belangrijk is en verwijder het zelf (ik heb geleerd dat ik veel tijd bespaar als ik elk nieuw idee een tijdje laat inweken; er is veel tijd nodig om rare ideeën te laten rijpen en stinken). Op deze manier blijft mijn iCal to-do lijst altijd kort en te doen - en ja, er is een terugkerende taak in mijn originele lijst welke me vertelt deze dingen te doen. Ik kijk ook altijd terug naar de taken die gedaan zijn; soms zijn deze niets waard in mijn originele lijst, in het bijzonder wanneer ik me realiseer dat dit net de eerste step van een lopend project is.

Een van de meer belangrijke categorieen of taken welke ik aan iCal toevoeg zijn eigenlijk helemaal geen taken, maar meer "wacht op" aantekeningen. Dit zijn onderwerpen welke in niet in handen heb, maar waar ik wel belang bij heb om ze gedaan te krijgen; bijvoorbeeld "WF email van Adam re GTD artikel," of "WF korting van Amazon." Het is een snelle methode van noteren dat iets wat meer aandacht verdient in de toekomst, maar niet direct. Het is zelfs sneller als je Quicksilver gebruikt, het DoBeDo Dashboard widget, of je favoriete iCal-geintegreerde voorziening om je lijst te updaten zonder iCal te openen.

<http://quicksilver.blacktree.com/ >
<http://www.bluehenley.com/products/dobedo/>

Overigens, als je nog steeds in paniek ineenkrimpt bij het idee van je project van de week van het bureaublad te verwijderen, kan ik iCalViewer sterk aanbevelen. Het is een fantastische voorziening die je iCal evenementen en taken als een transparante achtergrond over je Desktop plakt. Als je, net als ik, steeds geconfronteerd wil worden met een herinnering dat je iets moet doen, of met je luie reet van die stoel af moet komen om binnen 30 minuten op de volgende vergadering te zijn- is het een levensredder. Maar gebruik hier niet je bestanden voor: gebruik iCal.

<http://www.icalviewer.com/>

E-mail beteugelen en Inbox Zero -- Je hebt waarschijnlijk een rode draad opgemerkt: zowel voor je bureaublad als voor je iCal-taken heb ik suggesties gedaan om je werkruimtes schoon en fris te houden, zodat wat je eerste aandacht vraagt altijd hanteerbaar en relevant is. Er is nog een plaats waar je dit moet doen: je e-mail. Ik heb een archief met ongeveer 650.000 berichten, sinds 1997, maar op het moment dat ik dit schrijf zitten er exact nul berichten in de brievenbus "Inkomend".

Die brievenbus is precies wat zijn naam zegt. Hij is geen verzamelplaats voor herinneringen aan wat je moet doen. Daar heb je je Hoofdlijst en iCal voor. En de manier om de ingekomen berichten op te ruimen is er doorheen te snellen met de volgende regel: lees het één keer, doe het als het snel kan (ik heb het dan over twee minuten werk), of berg het op en vergeet het. Dit proces kreeg van Merlin Mann de gedenkwaardige naam "Inbox Zero", en ik kan me niet meer voorstellen op een andere manier met e-mail te werken.

Ik gebruik Apple Mail, en mijn systeem hiervoor gebruikt de geweldige MailTags en Mail Act-On van InDev. Met MailTags kan je metadata aan je berichten koppelen, zoals een etiket en een uiterste datum, en met Mail Act-On kan je snelle toetscommando's maken om de mail te verwerken. Vergelijkbare mogelijkheden bestaan in Entourage. Ik weet niet hoe gebruikers van Thunderbird, Eudora, of Gmail dit zouden doen, maar ik heb het sterke vermoeden dat als je even zoekt met Google je manieren vindt om deze technieken na te doen.

<http://www.indev.ca/>

Nogmaals, je wilt de principes volgen die je gebruikte voor je opbergsysteem onder de Finder - besteed geen eeuwigheid aan het maken van mappenhiërarchieën die je nauwgezet moet onderhouden. Gebruik het eenvoudigst mogelijke opbergsysteem dat aan je behoeftes voldoet. Ik gebruik in totaal zeven rubrieken als naar aanleiding van een bericht een handeling van mij nodig is. De eerste vijf zijn prioriteiten, van Urgent tot Laagst. Urgent betekent precies dat - deze taak gaat gillend ten onder als ik hem niet vandaag doe. Ik berg de meeste berichten op met één van de prioriteiten Hoog of Normaal. Ik heb ontdekt dat berichten met prioriteit Laag of Laagst maandenlang ongezien kunnen liggen te bederven, dus daar houd ik rekening mee als ik mijn e-mail een prioriteit geef.

De andere twee rubrieken (die MailTags "projects" noemt) zijn Beantwoorden en Wachten. Ik gebruik Beantwoorden voor zaken zoals e-mail aan vrienden, of algemene zakelijke correspondentie zonder echte deadline. Meestal geef ik ze Hoog of Normaal als prioriteit, maar soms wijk ik daarvan af, afhankelijk van wat er nog meer speelt. (Mijn mappen om terug te kijken zijn Slimme brievenbussen. Hun namen beginnen met getallen waardoor ze gesorteerd worden in de volgorde die ik wil: 20 Hoog, 25 Beantwoorden, 30 Normaal, 99 Wachten.) Met Wachten onthoud ik dat ik iets met dit bericht moet doen waar ik niet meteen aan toe kom, of dat ik op een antwoord wacht op een e-mail die ik verzonden heb. Soms gebruik ik het aantekeningenveld van MailTags om me te helpen herinneren waar ik precies op wacht, als ik denk dat dat de volgende keer dat ik dat bericht bekijk niet direct duidelijk zal zijn.

Wat ik echter niet doe, is elk bericht een etiket geven met elke projectnaam waar het mee te maken kan hebben. Ik heb ondervonden dat er dankzij de mogelijkheid te zoeken met Spotlight vrijwel geen noodzaak is om dit te doen. Bij de gelegenheden dat het nodig zou kunnen zijn een reeks e-mailberichten allemaal tegelijk te bekijken maak ik er een project en een Slimme brievenbus bij om ze te verzamelen. Maar er is een wekelijkse Routine-taak die me eraan herinnert om die mappen uit te kammen. Ik wil niet dat Apple Mail dichtgroeit met 16.000 exemplaren. Ik wil alleen de vijf of tien waarmee ik werk hebben. Als ik klaar ben gooi ik de Slimme brievenbus weg, schrijf ik de MailTag ergens op voor het geval ik de map ooit nog terug wil hebben, en laat ik de berichten rustig verder leven in mijn archief van Gelezen post. Het resultaat is dat mijn brievenbussen, net als mijn iCal en bureaublad, een lijst dingen laten zien waar ik momenteel mee bezig ben, en niet vollopen met onbenulligheden en zaken die me afleiden.

Met MailTags kan je sinds kort een e-mailbericht rechtstreeks koppelen aan een taak in iCal. Ik heb daardoor een mengelmoes van oudere taken die aantekeningen hebben in MailTags, en nieuwere die gekoppeld zijn aan een iCal-taak. Ik ben geneigd iCal-taken te gebruiken voor zaken met Urgente of Hoge prioriteit, maar het werk met Normale en lagere prioriteit geheel binnen Mail te houden. Het idee is weer dat ik wil voorkomen dat iCal gaat aanvoelen als een torenhoge stapel dingen waardoor ik de moed zou verliezen eraan te beginnen. E-mailberichten die vanuit MailTag gekoppeld zijn aan een iCal-taak kunnen rechtstreeks vanuit iCal geopend worden, dankzij een slimme implementatie van het taak-URL-veld.

MailTags is ook geweldig als archiveerhulp, want je kunt er Noguchi mee toepassen op je e-mail. Een e-mailbericht gaat, nadat ik het eenmaal gelezen heb, ofwel in de vuilnisbak, ofwel naar de map Gelezen post. Als het een prioriteit of een rubriek heeft, of als het gekoppeld is aan een iCal-taak, heeft het geschikte vlaggen en kan het gevonden worden met een Slimme brievenbus. Als ik er klaar mee ben gooi ik gewoon de etiketten weg waardoor het wegvalt uit mijn Slimme brievenbussen. De e-mail is al in de map Gelezen post, en daar blijft hij voor het nageslacht.

Als laatste is er in mijn Routine-lijst de doe-stap waardoor dit alles werkt. Ik laat mezelf dagelijks eraan herinneren dat ik mijn berichten in Slimme brievenbussen moet bekijken, en het enige wat ik doe is, beginnen met Urgent en naar beneden werken totdat de tijd op is. Als ik een onderdeel Hoge prioriteit heb gegeven betekent dat meestal dat ik er beslist tijd voor moet maken. Als ik ze gemarkeerd heb met Normaal kunnen ze even wachten, maar moet ik ze regelmatig opschonen. Daarom is er een extra, wekelijkse, herinnering dat ik berichten die er tussendoor zijn geglipt moet afhandelen. En als laatste komt er wekelijks nog een reeks herinneringen dat ik in Beantwoorden moet kijken om te zien of daar nog wat is blijven liggen. Meestal doe ik dat als ik bezig ben met de schoonmaak van mijn Slimme brievenbussen en etiketten.

Terug naar nul en krijg dingen voor elkaar -- We hebben nu dus de drie Zen-sleutelconcepten behandeld van de "Mac mind like water": Inbox-nul, Bureaublad-nul en iCal-nul. Het maakt niet uit hoe verschrikkelijk overvol deze werkruimtes nu zijn, met deskundig gebruik van je master- en back-uplijsten kan je deze plekken maken tot uiterst functionele en stressvrije ruimtes waar je je werk ordent en gefocust blijft. Maar dat roept de vraag op of dit werkelijk helpt dingen voor elkaar te krijgen.

Zoals alle dergelijke systemen, is het slechts zo goed als je zelf bent. Mijn "schone"-iCal-lijst kent een aantal zaken die er al een tijdje liggen stof te happen, ik ben er dus van overtuigd dat ook dit systeem geen oplossing is voor uitstelgedrag. Je moet nog steeds ook echt dóen wat je moet doen. Waar ik mijn grootste opluchting ervaar (en ja, mijn schijn van "hersenen als water") is dat GTD me een manier biedt om om te gaan met een probleem waarvan ik vermoed dat velen van jullie ook kennen: mijn "dingen die ik wil doen" heeft te weinig zicht op "hoeveel tijd ik ervoor heb het te doen". Ik wil (nog steeds!) Italiaans leren en Python onder de knie krijgen. Ik heb beide nog niet gedaan en allebei zitten ze ergens in verschillende "Ooit"-mappen. Als ik vergeten ben Italiaans te willen leren en er opnieuw aan denk, prima: dan wordt het gewoon twee keer genoteerd. Geen probleem. Dit is het eerste systeem dat ik ontdekt heb dat recht doet aan mijn willekeurige en niet-direct-relevante ideeën, maar ze wel nog steeds uit de buurt houdt van zaken die geprioritiseerd moeten worden.

Misschien is het beste van GTD nog wel dat het gemakkelijk is om weer overeind te krabbelen na een paar vergissingen. Ik verwerkte mijn e-mail een paar dagen verkeerd en had ongeveer 150 berichten in mijn inbox. Wanneer ik de kans had, ging ik er uurtje voor zitten, verwerkte ze en nu ben ik weer terug naar nul. Dat werkt voor 750 of 2.250 emailberichten als ik een erg slechte maand had. Meestal duurt het een paar dagen voordat ik doorheb dat ik weer in mijn oude gewoonte terugval. Maar ik heb 4 GB aan bestanden op me wachten in mijn map ""Desktop Storage", van tientallen veegacties over mijn bureaublad die ik nooit afgehandeld heb. Ik weet dat de meeste bestanden een lage prioriteit hebben, ik heb nooit naar ze gezocht tenslotte en heb ze nooit gemist, maar het trekt aan me dat ik ze moet verwerken, om er zeker van te zijn. En dat zeurende gevoel is de terugkoppeling dat het systeem werkende houdt.

GTD-hulpmiddelen -- De procedures die ik hier genoemd heb, zijn pas na veel fouten en proberen tot stand gekomen. (Ik heb de volgorde bewust omgedraaid, dat leek me beter omdat het aantal fouten het aantal probeersels verre overtrof.) Er is iets met GTD dat ervoor zorgt dat je er eindeloos aan sleutelt en dan naar on-line forums gaat en het gesleutel van anderen nauwgezet vastlegt. Als mijn ideeën niet helemaal de jouwe zijn, stel je dan gerust met de wetenschap dat er ongeveer 10.000 alternatieven beschikbaar zijn om te lenen en de jouwe te maken.

De eerste stop is de informatieve en onderhoudende weblog "43 Folders" van Merlin Mann. Dit is waarschijnlijk een van de weinige weblogs waarbij het je tijd waard is om terug te gaan naar het begin van het archief en alles te lezen. 43 Folders kent twee discussie-forums (één via het web, één via email) en een wiki en alle zijn ze verfrissend op de Mac gericht. Als je daarnaast geïnteresseerd bent in de verregaande voodoo waaruit Darwin bestaat, is er ook behoorlijk wat Unix-talent te vinden in deze forums.

<http://www.43folders.com/ >
<http://board.43folders.com/ >
<http://groups.google.com/group/43Folders >
<http://wiki.43folders.com/index.php/Main_Page>

Andere goede bronnen voor GTD-discussie zijn de verschillende blogs die gelinkt zijn aan Office Zealot. Als Office Zealot en 43 Folders de enige plekken zijn waar je gaat kijken, heb je al meer dan genoeg materiaal om teveel tijd te besteden aan het sleutelen aan je systeem. De indeling van Office Zealot lijkt nog al eens te veranderen, maar terwijl ik dit schrijf hebben ze links gemarkeerd naar Slacker Manager en Michael Hyatt, wiens blogs regelmatig aanbevolen worden op de mailinglijsten die ik lees.

<http://www.officezealot.com/gtd/>
<http://slackermanager.com/>
<http://michaelhyatt.blogs.com/>

Tenslotte is er nog het "moederschip" op DavidCo, thuisplaats van David Allen zelf (of "De David," zoals cultliefhebbers zeggen met een knipoog). Ik kom hier niet zo vaak, omdat de verkooppraatjes voor workshops, seminars en privé-consults me een beetje teveel zijn (hoewel ik regelmatig hoor dat deze de moeite waard zijn, hoewel prijzig). Maar het archief is hier zeker een middag of twee waard om te zoeken naar goede ideeën en ik kan de maandelijkse gratis nieuwsbrief met tips en trucs aanbevelen.

<http://www.davidco.com/>

En wederom, zijn hier die AppleScript-scripts die ik bij herhaling genoemd heb.

<http://jeffporten.com/2006/07/31/tidbits-gtd-applescripts/>

Het koste me een flink aantal jaren om dit werkende systeem te ontwikkelen en het lijdt geen twijfel dat ik over een jaar een paar nieuwe technieken opgenomen heb en een paar andere verwijderd. Ik twijfel ook geen moment dat ik in dat jaar meer tijd besteed dan ik zou moeten aan het spelen met nieuwe software en het netjes opstapelen van bestelde broodjes. Dat is nu eenmaal de aard van het beest voor de meeste van ons. Voor je eigen implementatie raad ik aan te beginnen bij het lezen van het boek "Getting Things Done", vervolgens alles in je inbox te trekken om te verwerken en een klein systeem te maken dat kan groeien om het te verwerken.

Het kan een paar maanden duren voordat je je er echt lekker mee voelt en nog een paar voordat je je echt productief voelt. De meeste van ons zijn erg blij de reis gemaakt te hebben.

[Jeff Porten is een internet-consultant in Washington, DC. Hij praktiseert misschien drie van zeven effectieve gewoontes.]

PayBITS: Heeft Jeff geholpen je leven op orde te brengen?
Toon je dankbaarheid via een PayBITS-donatie!
<http://www.paypal.com/xclick/business=civitan%40jeffporten.com>
Lees meer over PayBITS: <./paybits.html/>

(Natuurlijk is een gift aan de Nederlandse vertaalploeg ook welkom: <https://www.paypal.com/xclick/business=d.flach%40chello.nl&item_name=TBNL>.)

Take Control-nieuws, 31 juli 2006

door Adam C. Engst <[email protected]>
[vertaling: MSH]

Parallels Desktop coupon met $10 reduktie is verlengd -- De goede lieden van Parallels waren zo vriendelijk om de $10-reduktiecoupon voor Parallels Desktop in Take Control of Running Windows on a Mac te verlengen. Dus de coupon code - dezelfde die er vanaf het begin in het ebook was - eidigt niet meer op31-Jul-06. We hebben alle nummers die men zou kunnen downloaden via eSellerate of onze Check voor Updates pagina geupdated, maar omdat de enige verandering de wijziging van de eindatum was, hebben we het versienummer van het ebook niet verhoogd, het bljft 1.0.2. Dus als je het niet voorelkaar krijgt je $10 reduktie coupon op Parallels Desktop voor 31 juli te gebruiken, maak je geen zorgen, hij blijft nog een tijdje goed. Desniettegenstaande kunnen we niet garanderen hoe lang Parallels de coupon nog geldig zal laten blijven, als je dus denkt dat je er voordeel van wilt hebben moedigen we je aan om het, beter eerder dan later, te doen.

<http://www.takecontrolbooks.com/windows-on-mac.html?14@@!pt=TRK-0034-TB840-TCNEWS>

Recente onderwerpen in TidBITS Talk, 31 juli 2006

van de TidBITS-redactie <[email protected]>
[vertaling: SL]

[De discussies waarnaar verwezen wordt zijn in het Engels, daarom hebben we de titels niet vertaald - Tb-NL.]

De eerste URL van elke thread-beschrijving verwijst naar de traditionele TidBITS Talk interface; de tweede URL verwijst naar dezelfde discussie op onze Web Crossing-server. Die heeft een ander uiterlijk en is mogelijk sneller.

Calling Mac Developers: Request for a Collaborative Editor -- Adams artikel waarin hij vraagt om een programma voor samenwerkend schrijven en redigeren oogst veel suggesties. Zit daar iets bij waar TidBITS en Macworld naar uitkijken? (12 berichten)

<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tlkthrd=3064>
<http://emperor.tidbits.com/TidBITS/Talk/895/>

AppleCare Provides Bootable TechTool CD -- Er is een universele binary-versie van TechTool Deluxe, en AppleCare-leden kunnen een gratis schijfafbeelding downloaden waarmee ze een opstart-cd kunnen branden. Maar ook als je AppleCare-termijn onlangs is verstreken is het de moeite waard hiernaar te kijken. (1 bericht)

<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tlkthrd=3066>
<http://emperor.tidbits.com/TidBITS/Talk/898/>

Niet-winstgevende en niet-commerciële publicaties en Websites mogen artikels overnemen of een HTML link maken als de bron duidelijk en volledig vermeld wordt. Anderen gelieve ons te contacteren. We garanderen de precisie van de artikels niet. Caveat lector. Publicatie-, product- en firmanamen kunnen gedeponeerde merken zijn van hun ondernemingen.

Vorige aflevering | Search TidBITS | TidBITS Homepage | Volgende aflevering