Vorige aflevering | Search TidBITS | TidBITS Homepage | Volgende aflevering

TidBITS#571/12-Mar-01

Adam schrijft deze week meer over het samen werken aan documenten. Hij bespreekt praktijkgevallen en doet specifieke aanbevelingen voor je eerstvolgende gedeelde klus. Joe Clark is ook weer van de partij. Hij bespreekt toegankelijkheidsproblemen op het Web voor gehandicapten. In de nieuwsberichten geven we door dat er een "upgrade"- programma is voor PowerBook 190's en 5300's, merken we het uitbrengen op van de Handspring Visor Edge, Photoshop 6.0.1 en AirPort 1.3 (met PPPoE ondersteuning!), kijken we naar de reactie van Napster op het nieuwe verbod, en kondigen we een nieuwe sponsor aan.

Onderwerpen:

Copyright 2001 TidBITS Electronic Publishing. All rights reserved.
Information: <[email protected]> Comments: <[email protected]>

-> Denk je dat TidBITS interessant is voor <-
-> je vrienden, kennissen, collega's? Geef <-
-> hen de tip zich ook GRATIS te abonneren <-
-> of stuur deze aflevering naar hen door! <-

Je kunt je gratis abonneren op de Nederlandse afleveringen van TidBITS door een (blanco) mailtje te sturen naar: [email protected]. Je krijgt deze dan per e-mail toegestuurd.
Om je abonnement op te zeggen, kun je een mailtje sturen naar: [email protected].

Deze editie van TidBITS werd gedeeltelijk gesponsord door:

De Nederlandse editie van TidBITS is een letterlijke vertaling van de oorspronkelijke Engelse versie. Daarom is het mogelijk dat een deel van de inhoud niet geldt in bepaalde landen buiten de USA.

Dit nummer werd uit het Engels vertaald door:

Verder werkten mee:

MailBITS/12-Mar-01

[vertaling: JB, JG, LmR]

Web Crossing sponsort TidBITS -- We hebben het zwaartepunt op het Internet zien verschuiven van zoekmachines naar portalen die inhoud verzamelen. Veel sites ontdekten echter dat inhoud van hoge kwaliteit ontwikkelen moeilijk is, maar ook dat de beste manier om gebruikers aan te trekken en te behouden het stimuleren van online-gemeenschappen is. Als je hier zelf iets voor bedacht hebt zul je weten dat er veel inspanning en hulpbronnen nodig zijn om de technologie te bieden voor het ondersteunen van een online-gemeenschap. Dit is het punt waar onze nieuwste sponsor, Web Crossing, op het toneel verschijnt, met toonaangevende software voor het bestieren van Internet-gemeenschappen. Mijn eerste ontmoeting met Tim Lundeen, oprichter van Web Crossing en trouwe TidBITS lezer, was in 1995, en in de loop der jaren hebben we gediscussieerd over zaken die met Web Crossing en online-gemeenschappen te maken hebben. Gedurende die tijd is Web Crossing uitgegroeid tot een krachtige communicatieserver die op het Web gebaseerde discussieforums biedt met volledig geïntegreerde ondersteuning van mailing lists (met POP- of IMAP-gebruikers) en ondersteuning voor toegang via Usenet nieuwslezers, chat-functionaliteit, persoonlijke kalenders, beveiliging op basis van SSL, en meer. Alles rondom een serieuze relationele database. Het is prachtig zulke software te zien draaien op het Mac OS (alsmede op veel andere platforms), en het is voor ons een extra plezier dat Web Crossing de Macintosh gemeenschap ondersteunt door TidBITS te sponsoren. Als alle benodigde technische inspanningen je ervan weerhouden een online gemeenschap te starten of te verbeteren, kijk dan eens naar Web Crossings demo. [ACE]

<http://www.webcrossing.com/>

Handspring omringt de rand met nieuwe handheld -- Handspring heeft wat zeker als het "moet-hebben" accessoire voor de Apple PowerBook G4 Titanium gaat worden aangekondigd: de Visor Edge, een geanodiseerde aluminium handheld die net .44 inches (11.176 mm) dik is. De Visor Edge loopt op Palm OS 3.5, komt met 8 MB geheugen, vertoont het hoge constrast grijsschaal-scherm dat in de lopende modellen te vinden is, en houdt een oplaadbare lithium ion batterij in. Verschillend dan andere Visor's heeft de Edge geen ingebouwde Springboard uitbreidingSgleuf; om dit te vergoeden houdt iedere Edge een aanknipbare Springboard gleuf die losgemaakt kan worden en die iedere Springboard module kan gebruiken in. De Visor Edge kost $400 en zou tegen het eind van de maand in metaalachtig zilver, evenals in rode- en blauwe kleur verkrijgbaar zijn. [JLC]

<http://www.handspring.com/products/visoredge/>

Ruil jouw PowerBook 190 of 5300 -- Als je een PowerBook 190 (het laatste 68040 model) of z'n PowerPC familielid, het PowerBook 5300 hebt, dan heeft Apple een weinig geadverteerd aanbod voor een beperkte tijd voor een "opwaardering" van jouw laptop naar een 400 MHz PowerBook G3 (FireWire) voor slechts $1,600. Het aanbod is slechts verkrijgbaar tot 23-Mar-01 en is voor alleen één configuratie van de PowerBook G3 (FireWire) zolang de voorraad bestaat (de volledige specificaties zijn verkrijgbaar op Apple's Web pagina). [MHA]

<http://www.info.apple.com/support/PowerBook/5300upgradedetails.html>
<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbart=01352>

Photoshop 6.0.1-upgrade uitgebracht -- Adobe heeft z'n vlaggenschip-beeld-editor geüpdatet, met het samenrollen van foutjes-herstelling en kneepjes in Photoshop 6. De nieuwe versie vertoont een handvol bruikbaarheidsverbeteringen aan de verfkwast-gereedschapskiezer en maakt clipping pads in EPS- en TIFF-bestanden leesbaar voor programma's zoals QuarkXPress. Het verbetert ook problemen met situaties van weinig geheugen en houdt ook andere prestatieverbeteringen in. De 09-Mar-01 uitgave is de "officiële" verhoging; een eerdere 6.0.1 verhoging was blijkbaar te vroeg beschikbaar gemaakt en was snel teruggetrokken. Gebruikers die de "onofficiële" verhoging geïnstalleerd hadden moeten die installatie ongedaan maken en Photoshop 6.0 opnieuw installeren om daarna de nieuwe upgrade toe te passen. De verhoging is een 12.4 MB download. [JLC]

<http://www.adobe.com/support/downloads/880a.htm>

Bevel aan Napster doorgegeven -- Als gevolg van de uitspraak van de Ninth Circuit rechtbank van beroep van vorige maand, heeft Rechter Marilyn Patel op 06-Mar-01 de liedjes-uitwisseldienst Napster bevel gegeven al het materiaal waarop auteursrechten rusten maximaal 72 uur na opdracht van de auteursrechtenhouders te verwijderen. Napster heeft gezegd zich hiernaar te voegen, terwijl ze blijven proberen een regeling te treffen met de platenmaatschappijen en voorbereidingen treffen voor een abonnement-achtige service die hen in staat stelt de auteursrechten te betalen. Ondertussen kwam de RIAA [Recording Industry Accociation of America -LmR] aan het eind van 10-Mar-01 boven met een lijst van 135,000 titels die Napster niet meer mag uitwisselen; Napster heeft tot 15-Mar-01 tijd om hieraan te voldoen en er zijn meer lijsten in aantocht van andere uitgevers. Het moet nog blijken of Napster succes heeft met het beperken van toegang tot het auteursrechterlijk beschermd materiaal daar diverse titelformaten de automatische zoekopdrachten om de tuin kunnen leiden en gebruikers de namen van bestanden ook moedwillig kunnen veranderen (denk aan potjeslatijn). [ACE]

<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbart=06295>
<http://www.napster.com/>
<http://www.napster.com/pressroom/pr/010306.html>

AirPort 1.3 voegt ondersteuning toe voor PPPoE -- Apple heeft AirPort 1.3 uitgegeven, een nieuwe versie van de software voor het AirPort Base Station van de AirPort Card. (Zie "Going to the AirPort" in TidBITS-567.) De voornaamste verandering is de ondersteuning van PPPoE (PPP over Ethernet), een lelijke maar veelgebruikte technologie die het voor ISP's mogelijk maakt om always-on DSL verbindingen zich te laten gedragen als session-based verbindingen. Een aantal DSL providers, waaronder Apple partner EarthLink, vereisen PPPoE for DSL. PPPoE software voor de Mac heeft aanvankelijk slechte kritiek geoogst, dus het toevoegen ervan aan het $300 kostende AirPort Base Station, zodat je geen PPPoE software op je Mac hoeft te draaien maakt het AirPort Base Station nog aantrekkelijker. Andere veranderingen in AirPort 1.3 zijn ID ondersteuning van DHCP clients, verbetering van de computer-tot-computer stand, ondersteuning voor AppleScript en access point density adjustments voor sites met meer dan een basis-station. Verder hebben de AirPort Base Station en de AirPort Card het Wi-Fi certificaat ontvangen wat garant staat voor uitwisselbaarheid met 802,11 draadloze Ethernetproducten van diverse makers. De gratis update is een download van 7.4 MB. [ACE]

<http://asu.info.apple.com/swupdates.nsf/artnum/n12021>
<http://www.apple.com/airport/>
<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbart=06300>
<http://www.wi-fi.net/>

Web-toegankelijkheid: Blindelings Websurfen

door Joe Clark <[email protected]>
[vertaling: MSH, DPF, AV]

In de twee voorgaande artikelen legde ik begrippen uit betreffende aanpassingen ten bate van gehandicapte gebruikers, enkele hard- en software (adaptieve technologie), die voor dat doel geschikt is en hoe Apple ingedut is bij veranderingen in de afgelopen jaren betreffende toegankelijkheid. (Zie "Toegankelijkheid van de Mac" begint in TidBITS-568.)

<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbser=1189>

Heden ten dage is natuurlijk bijna iedere verkochte nieuwe Mac aangesloten op Internet, zoals ook vele oudere dat zijn - zelfs mijn voorwereldlijke machine, een Power Macintosh 7100/66. Maar het Internet schept volstrekt nieuwe voorwaarden wanneer het gaat om toegankelijkheid, met een cruciale nieuwe truc: het Web toegankelijk maken vereist niet alleen belangrijke adaptieve technologie van de Mac bezitter, maar ook zorgvuldig ontwerp en keuze in codering bij Web auteurs. Dacht je dat toegankelijkheid van de Mac slecht was? Web-toegankelijkheid is nog slechter. Aan de positieve kant gezien, de verbeteringen komen snel.

Traditionele Media --Laten we eens even nadenken over oude media. Start met een van de oudste media, het gedrukte boek. Als je door visuele belemmering de getypte pagina niet kunt lezen, heb je enkele keuzes:

<http://www.loc.gov/nls/web-blnd/bph.html>
<http://www.rfbd.org/catalog.htm>

<http://www.telesensory.com/products2-1.html>

<http://www.ccs.neu.edu/home/elan/ray.html>
<http://www.LHSL.com/kurzweil3000/mac/>

Met andere woorden, om een gedrukt boek toegankelijk te maken, moet je iets anders gebruiken dan het boek zelf.

Op het Web - In tegenstelling hiermee moet om een website toegankelijk te maken de site zelf goed opgezet zijn, en meestal moet er ook gebruik gemaakt worden van aanpassingstechnologieën. Een belangrijk onderscheid kan hier gemaakt worden tussen toegankelijkheid op het web en op de Mac in het algemeen. Zelfs in het tijdperk van Napster en QuickTime blijft het web voornamelijk een visueel medium, samengesteld uit tekst en afbeeldingen. De (on)toegankelijkheid van een website gaat dan ook voornamelijk op voor blinden en andere visuele handicaps.

Dove of slechthorende Web-surfers hebben misschien hier en daar een probleem met multimedia, terwijl mensen met handicaps als dyslexie het lezen van al die kleurige teksten moeilijk zouden kunnen vinden, maar de ernst van deze drempels verbleekt in vergelijking tot het niet kunnen zien en begrijpen van wat er op je scherm staat.

Het World Wide Web Consortium heeft een erg leesbare site die een aantal theoretische voorbeelden geeft van mensen met verscheidene handicaps en de manieren waarop deze mensen het web zouden gebruiken.

<http://www.w3.org/WAI/EO/Drafts/PWD-Use-Web/Overview.html>

Begeeft je op de optiemarkt -- Zoals je ongetwijfeld weet zijn webpagina's geschreven in een taal die HTML heet (alhoewel een stijdgend aantal pagina's bestaat uit niet-HTML technologieën zoals Flash). De HTML taal geeft structuur aan een document. Tekst in een paragraaf bijvoorbeeld gaat vergezeld van <P> en </P> labels, en een afbeelding bevindt zich achter een <IMG> label welke details over de bestandsnaam en de grootte van de afbeelding bevat.

Om een webpagina toegankelijk te maken moet je extra lagen toe gaan voegen. Het meest voorkomende voorbeeld is het toevoegen van tekst aan een afbeelding - meestal in de vorm van een ALT (voor "alternate") attribuut die het mogelijk maakt dat je een beschrijving toevoegt in de IMG tag. Wanneer je browser geen afbeeldingen laat zien, of wanneer je aanpassingstechnologie gebruikt zoals de eerder genoemde leesmachine, kun je vertrouwen op de tekstversie in plaats van de afbeelding die je immers niet kunt zien. Een eenvoudig voorbeeld: het logo op de TidBITS homepage heeft de ALT tekst "TidBITS Electronic Publishing." Wanneer je browser afbeeldingen toont en je geen gebruik maakt van aanpassingstechnologie, zie je over het algemeen de ALT tekst niet, omdat het niet nodig is: in plaats daarvan zie je de afbeelding.

<http://www.tidbits.com/>

Toegankelijkheid is dus een optie. Ben je niet in staat om een afbeelding te zien, om wat voor reden dan ook? Geen probleem. We zullen je woorden geven om te lezen. Helaas gebeurt het maar al te vaak dat deze eenvoudige maatregelen niet getroffen worden. Web-auteurs zijn geïnteresseerd in veel zaken: geld verdienen, deadlines halen, hun kunnen tonen, zich uitdrukken, aan de wensen van hun klanten tegemoetkomen enzovoort. Over het algemeen zijn ze echter niet geïnteresseerd in toegankelijkheid. Waarom niet?

Ondanks deze problemen levert het ontwerpen voor toegankelijkheid zelfs iets op voor de volledig validen. Net zoals drempelloze entrees en gangen voor rolstoelen vaak ook handig zijn voor mensen met kinderwagens, werkt een toegankelijke Web site ook voor oude browsers, voor mensen die het tonen van afbeeldingen uit hebben staan, en voor PDA's en GSM's die het web afbrowsen.

Bronnen -- Toch kan de schuld niet volledig bij de Web designers gelegd worden of bij de cliënten die betalen voor Web design werk. Om het simpel te zeggen, de bronnen die beschikbaar zijn voor toegankelijk Web ontwerpen zijn schaars.

De huidige HTML standaard heeft veel mogelijkheden voor toegankelijkheid - ALT attributen komen nauwelijks bij het oppervlak (alhoewel ze eigenlijk benodigd zijn volgens de huidige HTML versie 4.01). De bron van deze HTML specificatie is het Web Toegankelijkheids Initiatief (WAI) van het World Wide Web Consortium. Deze zorgt voor richtlijnen, checklijsten en technieken om Web pagina's toegankelijk te maken. Echter in de grootse traditie van de standaard documenten van het World Wide Web Consortium, zijn deze pagina's lang, verwarrend, kronkelend en gekmakend generaliserend, of over gedetailleerd.

<http://www.W3.org/WAI/>
<http://www.W3.org/TR/WCAG10/>

Er zijn verrassend genoeg weinig andere online bronnen voor toegankelijk Web creëren. Je kunt links vinden bij het HTML Writers Guild Aware Center en het Web AccessiBlog dat ikzelf onderhoud.

<http://www.awarecenter.org/>
<http://www.joeclark.org/accessiblog.html#specs>

Er zijn slechts twee boeken over toegankelijk Web design: Universal Web Design, door Crystal Waters (niet meer verkrijgbaar) en Web Accessibility for People with Disabilities, door Mike Paciello. (Vorige week tekende ik een contract met New Riders Publishing om een concurrerend boek te schrijven.)

<http://www.typo.com/store/webbooks.html>
<http://www.webable.com/book_desc.htm>
<http://www.amazon.com/exec/obidos/ASIN/1929629087/tidbitselectro00A/>

Kort gezegd, is het moeilijk om te leren HTML toegankelijk te coderen. En programma's zoals Adobe Golive, Macromedia Dreamweaver en zelfs het vertrouwde BBedit maken het moeilijk toegankelijkheidsmogelijkheden te gebruiken. Je zult gewoonlijk de code met de hand moeten bewerken.

Donker door het Web -- Het ontwerpen van Web pagina's is het halve probleem, adaptieve technologie de andere helft. Mensen met slecht zicht gebruiken schermvergrotings-software zoals Apple's CloseView of InLarge van Alva Access Group.

<http://www.aagi.com/aagi/inlarge.asp>

Waarom niet slechts zeer grote font-groottes selecteren in je Web browser? Vergeet niet dat de browser op de Mac draait. Het hele systeem moet toegankelijk zijn. Grote letters op een web pagina helpen niet veel als de menu balk fonts en dialoog schermen kleine 12 punts tekst gebruiken. Ook worden veel veel websites lelijk en bijna onbruikbaar met extra grote lettertypen.)

Als je zulk slecht zicht hebt dat je niet eens met alles vergroot kunt zien wat er op je monitor staat, heb je een scherm lezer nodig - een programma dat tekst op het scherm en menu's opleest en iconen en andere dingen hardop interpreteert. Er is echter maar één scherm-lezer voor Macs, Outspoken van Alva Access Group en die leest geen HTML. Ondertussen zijn scherm-lezers voor Windows redelijk ver gevorderd, zij begrijpen tabellen, frames en veel van de HTML toegangsfuncties.

<http://www.aagi.com/aagi/outspoken_products.asp>
<http://www.joeclark.org/accessiblog.html#screen>

En toch kunnen zelfs goed gecodeerde Web sites ontoegankelijk blijven door het feit dat geen enkele browser HTML volledig ondersteunt, laat staan alle toegankelijkheidsfuncties van de taal.

<http://www.joeclark.org/glorious.html>

Netscape 4 is berucht voor zijn incompatibiliteiten, zelfs met HTML tags die in 1997 dagelijks gebruik waren. Microsoft Internet Explorer 5 voor Macintosh zou heel HTML 4 moeten ondersteunen, maar dit is niet waar (mogelijkheden zoals LONGDESC, gebruikt voor het textueel beschrijven van plaatjes zijn afwezig). Het Mozilla project heeft een grote lijst met niet ondersteunde HTML tags in het nieuwe, zogenaamd standaard ondersteunende Netscape 6.

<http://www.mozilla.org/newlayout/faq.html#Which%20open%20standards>

Ondertussen heeft de kleine en indrukwekkende browser iCab een veel bredere support voor HTML 4, inclusief bijna elke toegang tag (LONGDESC is beschikbaar), alhoewel iCab's toegankelijkheids ondersteuning niet is gedocumenteerd.

<http://www.icab.de/>

En natuurlijk, met slechts een enkele scherm lezer beschikbaar voor Macs met -zoals de maker het zegt- geen ondersteuning voor HTML, de hechte browser/scherm lezer integratie die we bij Windows vinden is simpelweg afwezig bij Macs. Om het hard te zeggen, je bent een gelukkig mens als je het al aan de praat kan krijgen.

Als het aankomt op Web-toegankelijkheid voor Mac gebruikers die blind zijn of slecht zicht hebben, is het nieuws bijna allemaal slecht. Op korte termijn zijn deze mensen beter af met het gebruik van Windows. In een opvolgend artikel bespreek ik nog moeilijker knelpunten met betrekking tot toegankelijke multimedia. Wat moet je doen met al die QuickTime films en Flash animaties?

[Joe Clark is en ex-journalist in Toronto die heeft gevolgd, geschreven en gewerkt in het gebied van handicaps. Bekijk zijn vele online toegankelijkheids bronnen op zijn Web site.]

<http://joeclark.org/access/>

Met elkaar: Samen aan Documenten Werken , Deel 2

door Adam C. Engst <[email protected]>
[vertaling: GH, PEP, MK, EA]

Vorige week heb ik de verschillen besproken tussen de verschillende systemen om samen aan documenten te werken, en het proces doorgelopen dat we bij TidBITS gebruiken. Deze week bekijk ik een aantal systemen die ik zelf gebruikt heb. Discussies in TidBITS Talk hebben 'tools' opgeleverd waar ik zelf geen ervaring mee heb, maar kijk wel even naar dat aktuele onderwerp voor een kompleet beeld.

<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbart=06327>
<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tlkthrd=1312>

Sla de Boeken Open -- Ik heb boeken geschreven voor verschillende uitgeverijen, en met één uitzondering gebruikten ze vergelijkbare samenwerksystemen. In de meeste gevallen ben ik de enige auteur die met een of twee redacteuren werkt, dat betekent dat hoofdstukken heen en weer sturen per e-mail het enige is dat nodig is. Soms willen uitgeverijen concept-hoofdstukken verstuurd hebben via FTP, maar dat bleek meer nadelen dan voordelen te hebben.

Elke keer werd Microsoft Word als documentformaat aangewezen door de uitgeverijen. Hoewel ik mijn eerste twee boeken in Nisus Writer geschreven heb, en naar Word geëxporteerde bij het opsturen, ben ik sindsdien Word blijven gebruiken. Ik gebruik veel liever Nisus Writer, maar de last van het exporteren, importeren, en het masseren van de tekst - vaak verscheidene keren per hoofdstuk - overdonderde mijn voorkeuren.

Voor Word 6 werden grote veranderingen in de tekst gemarkeerd met kleuren (nooit met lettertypes, die kunnen er doorheen slippen in de eind-opmaak), maar sindsdien heeft elk project gesteund op revisie 'tracking' mogelijkheid van Word met gemengd resultaat. Het is mooi, speciaal met meer redacteuren, om te kunnen zien wie wat wanneer veranderd heeft, maar dokumenten met revisie tracking worden snel een rommeltje. Je kunt iets van de visuele rotzooi verbergen door de opmaak van de gewiste tekst te wijzigen van 'doorslaan' in 'verborgen'. Maar dan nog treedt verwarring makkelijk op rondom paragraaf eindes als je tekst toevoegt en wist met gebruik van revisie tracking, helemaal als ook nog eens de paragraaf opmaak verandert op die plaatsen in het dokument. En ondanks dat Microsoft het makkelijk probeert te maken om veranderingen te accepteren of te weigeren, het is zoveel werk om een grote hoeveelheid veranderingen na te lopen dat je maar geneigd bent om ze maar gewoon allemaal te accepteren en verder gaat.

Afspraken over commentaren waren vergelijkbaar tussen de verschillende projecten, met commentaren op aparte regels na de paragraaf in kwestie, meestal in een speciale commentaar opmaak om ze te onderscheiden van de tekst. Met meer redakteuren of correctoren volgens afspraak getekend met de initialen. Dit werkte zo goed dat ik nooit gevraagd ben om, na het verschijnen van de commentaar mogelijkheden in Word, deze te gebruiken bij het schrijven van een boek. Ik denk dat ze te ongemakkelijk zijn voor serieus gebruik: - de gele commentaar pop-ups zijn vervelend, het commentaar venster is onhandig en gebruikt een te kleine standaard letter ( en in Word 2001 op de Mac verlangt de sluitknop van een commentaar venster ongebruikelijk twee muisklikken om te sluiten). En omdat Word vereist dat je commentaren minstens aan één woord verbind, neigen mensen ernaar om hele lappen tekst te selekteren, resulterend bij zwaar becommentarieerde dokumenten in grote stukken helder gele tekst.

Mijn Eudora Visual QuickStart Guide was een uitzondering op bovenstaand proces. Die bevatte relatief weinig tekst, veel schermafbeeldingen en illustraties, en een specifieke opmaak, in kombinatie leidend tot het direkte gebruik van QuarkXPress voor het schrijven en de opmaak. Omdat QuarkXPress 3.3 een goede ingebouwde commentaar optie ontbeert, stuurde ik de bestanden naar mijn redakteur, die ze afdrukte, met een rood potlood becommentarieerde, en ze per post expres terugstuurde. Het klinkt ouderwets, maar met zoveel commentaar met betrekking tot opmaak (letterspatiëring, uitlijnen en zo verder) dat de verwerking op het beeldscherm waarschijnlijk minder goed en meer werk zou zijn geweest.

Schrijven voor tijdschriften & het Web --Schrijven voor tijdschriften en voor het Web lijkt op het schrijven van een boek waar het betreft het aantal auteurs (niet meer dan één of twee) en de manier om bestanden uit te wisselen (altijd e-mail). Ook tijdschrift uitgevers gaan er vanuit dat je Word gebruikt voor het tekstformaat, maar Web uitgevers ontvangen het liefst platte tekst in een e-mail of HTML.

Bij de meeste tijdschriften blijft het commentaar beperkt aangezien de deadlines kort zijn. Een langer artikel voor een tijdschrift dat per maand verschijnt kan te maken krijgen met meer aanpassingen en de vereiste goedkeuring van meerdere redactieleden. Eén zo'n uitgever had conventies die blijkbaar waren ontwikkeld in de praktijk, daar de bedoeling goed was, maar ze waren niet ver genoeg doorgevoerd. Veranderingen werden òf geheel niet gemerkt, òf ze verschenen in blauw, òf ze waren gemerkt met de revisie tracking van Word. De tweede of de derde manier had goed kunnen werken, maar de redactie was daar niet consequent in en dat was lastig voor de schrijvers.

Sommige redacteuren plaatsen hun commentaar aan het eind van de alinea en anderen in het midden van de tekst. Een paar lange opmerkingen van je redacteur in het midden van de alinea maken het wel erg makkelijk om de zin van de originele tekst uit het oog te verliezen. Net als bij boeken werkte geen van de tijdschrift redacteuren met wie ik heb gewerkt met de commentaar functie van Word. Bij anderen met wie ik heb gewerkt gaat het weer geheel anders.

Officiële documenten -- Toen ik bezig was met het oprichten van de XNS Public Trust Organization werkte ik samen met de andere directeuren aan een aantal lange complexe documenten - zoals onze oprichtings akte, de XNS Global Terms en andere officiële documenten. We waren met maar vier bestuursleden en onze advocaat, we hadden geen auteur/redacteur relatie, geen centrale server, en geen redacteur die alles van uitgeven wist.

<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbart=06133>

We wisselden Word documenten met elkaar uit per e-mail. Daar wij het allemaal druk hadden stuurden we alles door van de een naar de volgende, zo zag iedereen op zijn beurt al het het eerdere commentaar, behalve onze advocaat die alles gelijktijdig onder ogen kreeg. (Ik probeerde gebruik te maken van de Compare Documents en de Merge Documents functies van Word om de opmerkingen en wijzigingen van onze advocaat zichtbaar te maken maar had totaal geen succes.) We maakten gebruik van revisie tracking, maar aangezien we enkel met deze paar documenten te maken hadden waren er niet zoveel veranderingen. Maar, we maakten zwaar gebruik van de commentaar functie van Word (ongeveer 100 opmerkingen voor twee documenten) en hoewel die heel redelijk werkte vond ik het veel te lastig.

Er deed zich een ongebruikelijke situatie voor toen we de Algemene Voorwaarden van XNS de deur uit moesten zien te krijgen. Er waren al vertragingen geweest, waardoor we een heel scherpe deadline hadden (namelijk één dag), terwijl er tien mensen meewerkten, van wie de helft jurist was. Aanvankelijk probeerden we elk document aan één persoon toe te wijzen en de laatste oneffenheden glad te strijken in een conference call, maar in de praktijk bleek dat niet werkbaar. Een van de juristen wilde graag terug naar de email-variant, maar wel zo dat één iemand verantwoordelijk bleef voor elk document. Aangezien de documenten oorspronkelijk in Word waren gemaakt, hielden we dat maar zo, ook al wilden we ze diezelfde avond nog omwerken tot HTML-bestanden. Wat daarbij ook een rol speelde, was dat iedereen wel een recente versie van Word had, hoe uiteenlopend alle computers ook waren.

In dit geval werkte Word's "Wijzigingen bijhouden" heel goed, omdat hierdoor heel duidelijk werd gemarkeerd wat was gewijzigd. We hadden geen eindredacteuren die op ons materiaal zaten te wachten, dus het was van belang dat zelfs kleine veranderingen werden gemarkeerd. We maakten soms gebruik van Word's commentaarfunctie als we een opmerking wilden maken die alleen was bedoeld voor de eigenaar van het document, maar het meeste commentaar werd geleverd via de email-berichten die we gebruikten om de versies rond te sturen. Hierdoor kon de discussie snel en ongehinderd voortgang vinden (ik had Eudora zo ingesteld dat elke minuut werd gecontroleerd of er post was) zonder dat iedereen elk document hoefde te openen en doornemen. In dit geval plaatsten we geen commentaar tussen alinea's in, gedeeltelijk vanwege de aarzeling om tekst toe te voegen die later misschien over het hoofd gezien zou kunnen worden bij het verwijderen van commentaar, gedeeltelijk omdat we geen tijd hadden om het eens te kunnen worden over afspraken hieromtrent.

Uit deze ervaringen heb ik in ieder geval één les geleerd, en dat is dat de bruikbaarheid van Word-documenten ernstig kan worden verminderd door het gebruik van eigen opmaakprofielen. Als je niet heel zorgvuldig te werk gaat, en als je niet heel goed weet hoe opmaakprofielen werken, is een Word-document vol opmaakprofielen een echt mijnenveld, wachtend op een onschuldig slachtoffer (een redacteur). De documenten waarover ik het hier heb gehad waren inhoudelijk prima in orde, maar voor het overige deugde er eigenlijk niets van. Sommige alinea's hadden het verkeerde opmaakprofiel, andere leken wel goed, maar waren handmatig "bijgewerkt", en je kon er bijna vergif op innemen dat alles wat Word automatisch kan verzorgen (zoals genummerde lijsten -een belangrijk bestanddeel van juridische documenten), was veranderd in een puinhoop. Het herstellen van de documenten kostte iets minder tijd dan ze helemaal opnieuw opmaken, maar niet heel veel minder.

[ea/WVL]

Eenvoudig document samenwerkingssysteem -- Om mijn ervaringen met de hierboven beschreven taken samen te vatten en tevens rekening houdend met het TidBITS-systeem dat ik vorige week beschreef zijn hier zes raadgevingen voor het creëren van een degelijk samenwerkingssysteem dat betrekking heeft op documenten die bedoeld zijn als enige vorm van samenwerking, het zij een term-document, een team-rapport, een artikel voor een tijdschrift of een technisch boek.

<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbser=1159>

Online gaan -- Al het hierboven beschrevene veronderstelt Internet-communicatie alleen als transportmiddel. In een volgend artikel zal ik de verschillende middelen van samenwerking beschrijven via het Web, die geen speciale software, plug-ins of wat ook vergen.

Niet-winstgevende en niet-commerciële publicaties en Websites mogen artikels overnemen of een HTML link maken als de bron duidelijk en volledig vermeld wordt. Anderen gelieve ons te contacteren. We garanderen de precisie van de artikels niet. Caveat lector. Publicatie-, product- en firmanamen kunnen gedeponeerde merken zijn van hun ondernemingen.

Vorige aflevering | Search TidBITS | TidBITS Homepage | Volgende aflevering