Skip to content
Al 28 jaar doordacht, gedetailleerd verslag van alles over Apple
en het TidBITS Content Network voor Apple professionals

Vorige aflevering | TidBITS Nederlands | Volgende aflevering




#1562: Tem Apples nieuwe Podcasts-app, Standard Ebooks fleurt klassieke teksten op, Xero gebruiken voor zakelijke boekhouding

Project Gutenberg heeft meer dan 60.000 boeken gedigitaliseerd, maar ze zijn vaak nogal ruw. Als je geïnteresseerd bent in het lezen van de meer klassieke titels, kijk dan even naar de versies van Standard Ebooks. Dit zijn verbeterde versies voor moderne apparaten. Voor wie Apples app Podcast gebruikt, is er de waarschuwing dat de nieuwste versie veel vrije opslagruimte kan verbruiken op je iPhone, iPad en iMac. Lees hoe je het losbandige downloadgedrag van de app stopt. Tot slot: Adam Engst legt uit waarom TidBITS voor zijn administratie is overgestapt naar Xero en waarom het nu zo leuk is om de cijfers op een rij te zetten. Belangrijke Mac-appuitgaven deze week zijn Safari 14.1, Carbon Copy Cloner 5.1.26, Mailplane 4.3.2, en PDFpen en PDFpenPro 13.0.

Artikelen
 

De Nederlandse editie van TidBITS is een letterlijke vertaling van de oorspronkelijke Engelse versie. Daarom is het mogelijk dat een deel van de inhoud niet geldt in bepaalde landen buiten de VS.


Dit nummer werd uit het Engels vertaald door:
• Nico Seine
• Johan Olie
• Dirk Paul Flach
• Peter Huizenga
• Henk Verhaar
• Joek Roex
• Paul Bánsági
• Thierry Kumps
• Jos van den Berg

Verder werkten mee:
• Coördinatie: Renate Wesselingh
• Montage: Elmar Düren
• Eindredactie: Johan Olie, Sander Lam & Elmar Düren

Hoe je ons kunt bereiken kun je lezen op <de contactpagina>


Josh Centers Geen reacties

Het Standard Ebooks-project maakt klassieke teksten weer prachtig

[vertaling: JO]


De vrijwilligers van Project Gutenberg behoren tot de minst bezongen helden van het internet. Sinds 1971 (!) digitaliseerden ze al ruim 60.000 rechtenvrije boeken. En hoewel de Project Gutenberg-teksten steeds beter worden, kom je nog veel typfouten tegen. De teksten hebben vaak ook geen mooie en consistente typografie.

Nu is er een nieuw project dat voortbouwt op de machtige erfenis van Project Gutenberg, genaamd Standard Ebooks. Dit is hun missie:

E-boek-projecten als Project Gutenberg zetten e-boeken om naar een vorm waarin ze beschikbaar zijn voor zo veel mogelijk verschillende e-readers. Standard Ebooks neemt boeken uit verzamelingen als Gutenberg en converteert ze naar een nieuw formaat. De typografie wordt gemoderniseerd aan de hand van een professioneel, zorgvuldig gekozen stijlboek. De hele tekst wordt opnieuw gecorrigeerd. Zo ontstaat een geheel nieuwe uitgave, die gebruikmaakt van de nieuwste e-readers en browser-technologie.

In andere woorden: de vrijwilligers van Standard Ebooks kiezen boeken uit Project Gutenberg, redigeren ze zorgvuldig en stoppen ze in een mooie nieuwe verpakking, zodat jij ze kunt lezen op je favoriete apparaten. Alle titels in Standard Ebooks bieden het volgende:

  • Een moderne en consistente typografie aan de hand van een rigoreus, modern stijlboek
  • Zorgvuldige proeflezing
  • Rijke metadata
  • Een nieuw formaat, waardoor de tekst optimaal gebruikmaakt van de e-reader, inclusief woordafbreking, pop-up van voetnoten, hoge resolutie, zoombare lettertypes en werkende inhoudsopgaven
  • Hoge kwaliteit boekomslagen
  • Schone code en semantische mark-up, zodat onderhoud eenvoudig is

Het spreekt voor zich dat iedere titel die Standard Ebooks uitbrengt gratis is, en "libre"", dus zonder DRM.

Een aantal titels van Standard Ebooks in Apple Books, op een iPad

Hoe voeg je titels van Standard Ebooks toe aan Apple Boeken

De bibliotheek van Standard Ebooks is groot en wordt steeds verder uitgebreid. Je kunt daarin zoeken op onderwerp of titel. Zoals je in de afbeelding hieronder ziet, is het aanbod divers; je vindt er altijd wel iets van je gading.

De bibliotheek van Standard Ebooks

Hoe download je een titel in Safari, en hoe zorg je dat hij verschijnt in de app Boeken op een iPhone of iPad. Na het tikken op een titel die je interessant vindt, scroll je naar de kop “Download for ereaders”, en daar tik je op “Compatible epub.” (Ik word onrustig van het gebruik van kleine letters voor het formaat EPUB, in sterke tegenspraak met de stijlset van de makers van deze standaard). Verder vind je in de lijst ook een keuze “Advanced epub”, maar ik heb geen voordelen van dat formaat kunnen vinden en bovendien raak ik daarmee vaak mooie boekomslagen kwijt.

Tik op "Download" als je daarom gevraagd wordt. Nadat het downloaden klaar is, klik je op het download-symbool rechtsboven, en vervolgens op het EPUB-bestand in de pop-over. Nu opent de titel automatisch in de app Boeken.

Het downloaden van de Standard Ebooks-site naar een iPhone

Op de Mac is het zelfs nog makkelijker. Klik op “Compatible epub”, zoals hierboven. Als Boeken je favoriete app voor EPUB's is, kan je dubbelklikken op het gedownloade bestand. Nu staat het in je bibliotheek en wordt het automatisch geopend in Boeken. Als je hebt ingesteld dat de bibliotheek van Apple Books via iCloud synchroniseert, dan maakt het niet uit op welk apparaat je de EPUB-titel binnenhaalt - na synchronisatie verschijnt de titel op ieder apparaat.

Paradise Lost in Apple Books op een iPad
Standard Ebooks-titels zien er op ieder Apple-platform prachtig uit.

Standard Ebooks biedt het speciale .azw3-formaat voor Kindle-apparaten en apps. Voor Kobo heb je .kepub-bestanden.

Hoe kan je zelf bijdragen?

Als je wat tijd vrij hebt en je bent gek op boeken: Standard Ebooks heeft altijd plek voor vrijwilligers. Je kunt op hun verzendlijst komen, om mee te denken, ideeën te leveren en spelfouten te signaleren. Ze zoeken ook mensen voor het proeflezen en mensen die de ervaring hebben in het compileren van e-boeken. En natuurlijk hebben ze altijd geld nodig, om hun gereedschap en servers aan de praat te houden.


Josh Centers 5 reacties (Engelstalig)

Voorkom dat de bijgewerkte app Podcasts van Apple je opslag opeet

[vertaling: DPF, PH]


De app Podcasts van Apple is altijd een rommeltje geweest. Bij de eerste iOS-versie klaagden gebruikers over de geanimeerde cassettespeler bij het afspelen van een podcast, maar de echte problemen ware de rommelige interface, het inconsistente afspeelgedrag en fouten bij het synchroniseren. Voor de zoveelste keer heeft Apple de app herzien, nu met het verschijnen van iOS 14.5, iPadOS 14.5 en macOS 11.3 Big Sur, maar helaas is de app nog steeds een ramp.

Kijk maar eens naar de opsomming van MacRumors: “Users Despair at Apple Podcasts App After iOS 14.5 Update”. Sommige klachten zijn net zo oud als de app Podcasts, zoals de problemen met het synchroniseren, maar er hebben ook nieuwe problemen de kop opgestoken.

Vind de Podcasts gegevensdief

Het viel me meteen op dat ik last had van een van de klachten uit de lijst: dat Podcasts je downloadinstellingen opnieuw instelt en iedere aflevering downloadt van iedere podcast waar je een abonnement op hebt of waarvan er ook maar één aflevering in je bibliotheek staat.

Ik heb een abonnement op een aantal podcasts in de app Podcasts maar download deze over het algemeen niet, om ruimte te besparen: streaming is over het algemeen prima voor mij. Een paar weken geleden echter zocht ik een specifieke aflevering van de podcast Ham Radio Crash Course. Deze had ik gedownload, zodat ik er tijdens het rijden naar kon luisteren. (Ik zou toen deels geen bereik hebben.) Ik nam geen abonnement, omdat ik er normaal gesproken niet naar luister, maar ik was geïnteresseerd in die ene specifieke aflevering.

Toen ik de nieuwe versie van Podcasts op mijn iPhone opende, zag ik dat ik de Ham Radio Crash Course 'volgde' (je neemt niet langer een abonnement op podcasts maar je 'volgt' ze, zoals je met 'vrienden' op social media doet) en dat er afleveringen voor en na mijn specifieke aflevering gedownload waren. Dat was ik nooit van plan geweest te doen.

Ik ging naar Instellingen > Algemeen > iPhone-opslag en schrok van de 14,2 GB aan opslag die de app Podcasts nu voor zijn rekening nam. Ik heb gelukkig 256 GB opslag op mijn iPhone en dus meer dan genoeg ruimte, maar dit had snel vervelend kunnen worden. Podcasts neemt 14,15 GB ruimte in beslag

Ik was nu waakzaam, en toen ik de app Podcasts op mijn MacBook Pro (met macOS 11.3) startte, zag ik meteen dat die een serie podcast-afleveringen probeerde te downloaden. Gelukkig kun ik die meteen annuleren.

Actieve podcast-downloads in macOS

Toen ik Podcasts op mijn iPad met iPadOS 14.5 opende, vroeg de app me of ik de downloads wilde herstellen, en toen zei ik maar snel 'Nee, dankjewel'. Daar lijkt het tot nu toe goed te gaan.

Downloads annuleren op een iPad

Gelukkig betaal ik niet voor de hoeveelheid internetverkeer, maar als jij dat wel doet, dan wil je wellicht extra alert zijn. Ik hoefde me verder ook geen zorgen te maken over gebrek aan opslag op een van mijn apparaten, maar in het verleden was dat wel zo.

Lees verder als je wilt weten hoe je kunt voorkomen dat Podcasts al deze afleveringen downloadt en hoe je de verloren ruimte weer terug kunt krijgen.

Automatische downloads van podcasts stoppen

Om automatische downloads te stoppen, moet je een serie podcasts eerst ontvolgen, of naar de instellingen van de serie gaan en automatische downloads uitzetten. Beide is makkelijk.

iPhone en iPad

  1. Tik op de tab 'Bibliotheek' aan de onderkant.
  2. Tik op 'Programma's'. (Als je dit niet ziet in de bibliotheek, tik je op 'Wijzig' en stel je deze optie in voordat je verdergaat.)
  3. Tik op een programma waarvoor je de downloads uit wil zetten.
  4. Tik op de knop met de drie puntjes rechtsboven.
  5. Tik op 'Ontvolg', of kies 'Instellingen' als je de downloads uit wil zetten.
  6. Schakel automatische downloads uit.
  7. Tik op 'Gereed'.

Automatische downloads op een iPhone uitschakelen

Om er zeker van te zijn dat Podcasts niet automatisch afleveringen gaat downloaden van nieuwe podcasts die je gaat volgen, ga je naar Instellingen > Podcasts en schakel je 'Schakel in bij volgen' (onder Automatische downloads) uit.

Mac

Op de Mac is het proces vergelijkbaar.

  1. Klik in de navigatiekolom op Programma's.
  2. Beweeg de muiscursor over een podcast voor een knop met drie puntjes.
  3. Klik op die knop en kies vervolgens Ontvolg, of Instellingen om downloads uit te schakelen.
  4. Schakel Automatische downloads uit.
  5. Klik op OK.

Automatische downloads op een Mac uitschakelen

Om te voorkomen dat je Mac in de toekomst volloopt met downloads open je Podcasts > Instellingen > Algemeen en deselecteer je Automatische downloads.

Ongewenst gedownloade podcasts verwijderen

En als Podcasts al afleveringen gedownload heeft? Als je meer dan genoeg ruimte hebt, kun je er gewoon op wachten dat ze verdwijnen als je naar een aflevering luistert, maar waarschijnlijk heeft de app afleveringen gedownload die je al gehoord hebt, of waar je niet meer naar gaat luisteren. Hieronder vertel ik hoe je die afleveringen kunt verwijderen.

s

iPhone/iPad

Om afleveringen die gedownload zijn te verwijderen, ga je naar "Bibliotheek > Downloads". (Nogmaals: als Downloads niet in de Bibliotheek staat, tik je op Wijzig en schakel je het in.) Veeg vervolgens naar links over een aflevering en tik op het rode prullenbakje om deze te verwijderen.

Afzonderlijke downloads op iPhone verwijderen

Deze methode werkt prima als je er maar een paar hebt om te verwijderen of als je hier en daar een aflevering wilt verwijderen. Maar wat als de app Podcasts honderden afleveringen heeft gedownload?

Gelukkig is er een eenvoudige manier om ze massaal te verwijderen. Ga naar "Instellingen > Algemeen > iPhone-/iPad-/iPod touch-opslag > Podcasts". Daar kun je precies zien van welke shows je afleveringen hebt gedownload en hoeveel ruimte ze in beslag nemen. Veeg naar links over een programma en kies Verwijder, waarmee je alle gedownloade afleveringen in één keer kunt verwijderen.

Een volledige podcastdownload verwijderen

Of je kunt op 'Verwijder app' tikken, als je volledig van al je podcasts af wilt.

Mac

Op de Mac klik in de navigatiekolom op Gedownload om al je afleveringen te zien. Om ze allemaal te verwijderen, klik je op de eerste download om deze te selecteren, houd je de shift-toets ingedrukt, scrol je omlaag naar de laatste podcast en klik je erop om alle tussenliggende afleveringen te selecteren. (Je kunt ook commando-klikken op individuele afleveringen om ze te selecteren of deselecteren). Control-klik op een van de geselecteerde downloads en kies 'Verwijder download'.

Meerdere downloads op Mac verwijderen

Probeer de app Overcast als alternatief

We hebben de app Podcasts van Apple nu bijna negen jaar beschikbaar op verschillende platforms, maar hij is nooit erg goed geweest. Na zoveel tijd is het moeilijk voor te stellen dat Apple er ooit meer van zal maken dan een simpele app voor degenen die geen beter alternatief kunnen vinden in de App Store.

Over alternatieven gesproken: de meesten van ons gebruiken de app Overcast om naar podcasts te luisteren, en we raden het onze lezers zeker aan. Hij zit goed in elkaar, is ongecompliceerd, en heeft innovatieve functies zoals Smart Speed en Voice Boost. Smart Speed verkort dynamisch de stiltes in talkshows, en Voice Boost verhoogt en standaardiseert het volume, zodat elke show hetzelfde audioniveau heeft. Zie voor onze bespreking “Overcast verfijnt de podcast-beleving op de iPhone” (16 juli 2014), “Overcast en Apples Podcasts maken van de Apple Watch een behoorlijke podcast-speler” (15 oktober 2018), en “Overcast krijgt podcast-clipdeling” (29 april 2019).


Adam Engst 7 reacties (Engelstalig)

Overstappen van AccountEdge naar Xero

[vertaling: HV, JR, PAB, TK]


Zo'n 25 jaar geleden nam Tonya de TidBITS-boekhouding van me over. Ik weet niet meer welk programma we destijds gebruikten — wellicht MacMoney — maar toen de tijd rijp was om een echte boekhouding op te zetten, kregen we hulp van een bevriende financieel adviseur bij het opzetten van en leren werken met MYOB. In de tussenliggende jaren onderging MYOB een fors aantal wijzigingen van eigenaar en de app zelf werd omgedoopt tot AccountEdge. Je kon er alles mee wat nodig was, maar dat ging niet allemaal vanzelf, en het bleef in wezen een app uit de jaren '90 van de vorige eeuw. Tonya kon onze boekhouding er helemaal mee draaiende houden, zeker nadat ze in 2018 een online cursus boekhouden had gedaan, maar het was niet eenvoudig en zeker niet leuk. Het belangrijkste alternatief was QuickBooks van Intuit, maar we hadden Intuit net iets te vaak Mac-gebruikers de voet dwars zien zetten met gecancelde Mac-apps om het te kunnen vertrouwen.

Helaas was AccountEdge gebaseerd op 30 jaar oude, 32-bits code die niet meer compatibel was met macOS 10.15 Catalina. MYOB heeft tevergeefs geprobeerd om AccountEdge te upgraden naar een 64-bit app, en kon uiteindelijk niets anders dan de verkoop stoppen. Tonya vond het niet zo'n probleem om één van haar Macs op 10.14 Mojave draaiende te houden, zodat ze AccountEdge voorlopig kon blijven gebruiken, maar het was duidelijk dat er op zeker moment overgestapt moest worden op een ander boekhoudsysteem. Een dergelijke overstap maak je het eenvoudigst aan het begin van een jaar, dus begonnen we eind 2020 de alternatieven onder de loep te nemen. Het was al snel duidelijk dat er twee belangrijke kandidaten waren:

  • AccountEdge Pro: Je moet het MYOB nageven: ze hebben het zeker geprobeerd. De techneuten van het bedrijf verzonnen een manier om de Windows-versie van AccountEdge in te bedden in een op maat gemaakte emulatie en presenteerden dat als het officiële migratiepad voor de verweesde Macgebruikers. Maar voor 15 dollar per maand verwachtten we toch wel wat meer dan een geëmuleerde Windows-app.
  • QuickBooks: De zwaargewicht onder de boekhoudprogramma's voor kleine bedrijven is nog steeds QuickBooks van Intuit. En hoewel het bedrijf nog steeds een bureaubladversie voor de Mac zegt te verkopen, tegen 399 dollar, ligt hun focus overduidelijk op de verschillende cloud-versies van QuickBooks Online; abonnementen starten vanaf $ 12,50 per maand. Na de online boekhoudcursus begon Tonya aan een cursus QuickBooks, met name omdat het zo populair is, maar haakte onderweg af, waarbij ze onder andere opmerkte dat QuickBooks vooral heel “behulpzaam” is op alle denkbare verkeerde plaatsen en manieren, waarbij inkomsten en uitgaven vooral werden verborgen onder interface-termen die vaak niet begrijpelijk waren. Verder waren we helemaal niet happy om weer met Intuit te moeten werken - het bedrijf lijkt zijn streken nog altijd niet verloren te zijn, getuige ook de onlangs aangekondigde beëindiging van de Mac-app die directe toegang bood tot QuickBooks Online zonder een webbrowser te moeten gebruiken. Vriendelijk bedankt.

Bij het nader bediscussiëren van de mogelijkheden realiseerden we ons - of eigenlijk stelde Tonya vriendelijk doch beslist voor - dat ik de dagelijkse boekhouding zou overnemen, zodat zij zich bezig zou kunnen houden met de complexere taken, zoals het beheren van de cash flow en het overleg met onze belastingconsulent. Daarmee kwamen we direct in het gebied van de systemen met meerdere gebruikers. Daar QuickBooks Online buiten de boot viel, besloten we om deze twee alternatieven te bestuderen:

  • Zoho Books: Zoho krijgt weinig aandacht, maar dit Indiase bedrijf biedt een robuust pakket web-apps, waaronder e-mail, online bestandsbeheer, projectbeheer, vergaderingen, helpdesks, ondersteuning op afstand, en nog veel meer. We kozen uiteindelijk niet voor Zoho Books omdat het met 15 dollar per maand wat duurder was dan Xero, en omdat het niet automatisch een transactie in afzonderlijke onderdelen kan splitsen. (Dat kan wel handmatig, maar onze salarisadministratie moeten elke twee weken transacties gesplitst worden in 3–7 afzonderlijke items.) Die beslissing was niet eenvoudig, want Zoho Books had best een hoop voordelen.
  • Xero: Uiteindelijk kozen we voor Xero, een veel geroemd boekhoudsysteem van een bedrijf met dezelfde naam uit Nieuw Zeeland. Het staat bekend om zijn moderne aanpak van financieel beheer via integratie van meer dan 800 externe diensten en meer dan 200 financiële dienstverleners. In 2019 had Zero meer dan 2 miljoen klanten. Om een lang verhaal kort te maken, Xero biedt alles wat we nodig hebben, en is veel aangenamer in het gebruik dan AccountEdge.

Xero is duidelijk ontworpen in het huidige tijdsgewricht van de app. De interface zit niet volgestouwd en spitst zich toe op wat je op elk moment nodig hebt. Het ontwerp nodigt uit om lekker te gaan boekhouden, in plaats van dat je er al bij voorbaat een hekel aan gaat hebben. Je kunt het via het web gebruiken of met behulp van een tablet- of smartphone-app. En ja, we kunnen er niet omheen, ook Xero vereist een abonnement en werkt via de cloud. Ik weet zeker dat voor sommige van onze lezers het een of het ander een onoverkomelijk bezwaar is, maar wat ons betreft zijn het voordelen.

We zijn tevreden met de $ 11 die we per maand voor het abonnement betalen, we krijgen er namelijk een krachtig boekhoudpakket voor. Xero heeft voor ons het grote voordeel dat het integreert met onze financiële rekeningen en dat het gelijke tred houdt met de ontwikkelingen in het financiële landschap. Daarentegen kost AccountEdge $ 499 en zijn de jaarlijke updates duur. Hoewel het niet noodzakelijk was om ieder jaar te updaten, vonden we het toch niet goed om te vaak over te slaan. We verwachten dat Xero goedkoper zal zijn. En het ziet er naar uit dat Xero krachtige export-mogelijkheden heeft, waardoor we ons geen zorgen hoeven te maken om de beperkingen die een abonnement met zich mee kan brengen.

Wij zijn ook tevreden met Xero als clouddienst, omdat we zo beiden toegang hebben tot onze boekhouding op elk gewenst moment, op elk van onze apparaten, met ieder zijn eigen instellingen van Xero’s aanpasbare dashboard en menu’s. Tonya was in het verleden gedwongen om in het weekend naar het kantoor te gaan om aan de boekhouding te werken, omdat haar iMac daar stond, onderweg kon ze niets met die gegevens doen. Nu werken we er vaak samen in het weekend ’s middags in de woonkamer aan, waarbij we beiden in kunnen loggen op een laptop of mobiel apparaat. Beveiliging is natuurlijk wel een issue, maar Xero beschikt over multi-factor authenticatie en beweert dat het correct omgaat met versleuteling en beveiliging. Al onze bank- en investeringsrekeningen zijn online beschikbaar – verdere zorgen hoeven we ons over de financiële boekhouding niet te maken.

Installatie en integratie

Als test draaiden we Xero eerst 30 dagen op proef. We begonnen met het exporteren van een rekeningschema uit AccountEdge, inclusief een openingsbalans voor elke rekening. De import naar Xero verliep redelijk goed, hoewel we een aantal onduidelijkheden tegen kwamen. Bij een gedeelte van de openingsbalans waren debet- en creditposten verwisseld en zo aan de verkeerde kant van de balans terechtgekomen, als gevolg van opmaakproblemen bij het exporteren vanuit AccountEdge. Zoho Books deed dit beter en bleek nuttig bij het opsporen en repareren van de discrepanties in Xero.

Voor een ander probleem hadden we een aantal sessies nodig – verspreid over een aantal weken in januari – voordat we het doorhadden en er een oplossing voor vonden. Ons doel was om per 1 januari 2021 naar Xero over te schakelen, maar in december 2020 hadden met Xero en AccountEdge naast elkaar gewerkt en waren we een aantal discrepanties tussen de systemen tegengekomen. Na wat speurwerk waren we in staat om die te duiden en begrijpen. Uiteindelijk hebben we het probleem opgelost door de openingsbalans op 1 januari in Xero handmatig bij te stellen zodat die aansloot op de afsluitende cijfers voor 2020 in AccountEdge.

Een geavanceerde boekhoudfunctie binnen Xero, “tracking categories”, met “tracking options”, gaf uiteindelijk de doorslag voor onze keuze. In AccountEdge gebruikten we “jobs” om onderscheid te maken tussen inkomsten en uitgaven voor TidBITS, het TidBITS Content Network en mijn incidenteel consultancy-werk. We noemden onze volgcategorie “Media Property” in Xero met volgopties voor TidBITS, TCN, Adam en General. Hoe noodzakelijk en vanzelfsprekend deze functie ook is, ze wordt blijkbaar niet veel gebruikt, omdat het ons veel moeite kostte om uit te zoeken van welk pakket het deel uitmaakte, hoe het heette, en waar we het konden vinden. (In Zoho Books heet het “tags” en daar worden “categories” voor iets heel anders gebruikt.)

Dagelijks gebruik

Tonya moest in AccountEdge alle transacties handmatig invoeren of, indien mogelijk, met behulp van de herhaalde-transactiefunctie van AccountEdge, om het haar wat makkelijker te maken. Xero werkt op een heel andere manier. Je koppelt Xero aan je bank- en creditcard-rekeningen en de app importeert automatisch alle transacties. Daarna ga je de transacties na en controleer je ze op juistheid, verbind ze aan een specifiek contact (Who, in de volgende schermafbeelding), rekeningen (What) en volgcategorieën (Media Property), en voeg je omschrijvingen toe (Why). Xero probeert transacties te herinneren gebaseerd op de betaler, en als dit lukt is de controle net zo makkelijk als op de OK-knop drukken. Het is veel makkelijker en minder foutgevoelig doordat je datums of bedragen nooit handmatig in hoeft te vullen.

De interface voor het koppelen van transacties aan bankrekeningen in Xero
Xero herkent de betaling aan DigitalOcean van afgelopen maand, maar omdat we Grammarly op jaarbasis betalen weet de app nog niet wat in te vullen bij Who, What, Why en Media Property.

Sommige transacties zijn voor Xero te complex om automatisch in te vullen. In dat geval kun je bankregels aanmaken. Zo hebben we in ons systeem bankregels nodig voor loonlijst-transacties. Wanneer ons payrollbedrijf, Paychex, geld afhoudt van onze betaalrekening, is die transactie niet noodzakelijkerwijs gelijk aan de vorige. Met behulp van bankregels kun je de verschillende Paychex-crediteurs en -rekeningen onderscheiden en ze op gepaste wijze vastleggen.

De interface voor bankregels in Xero

Bankregels bevatten zelfs opties om regelonderdelen met een vaste waarde te specificeren en vervolgens de rest in verschillende verhoudingen toe te wijzen. Ik moet echter vaak de bankregel aanpassen voor onze looninhouding (hierboven weergegeven), omdat de details veranderen op basis van hoeveel we hebben bijgedragen aan verschillende werkloosheidsverzekeringsfondsen of hoeveel de staat New York heeft besloten om het bedrag te verhogen om tekorten te dekken. Het is enigszins irritant, maar niet zozeer dat we bereid waren om een extra $ 8 per loonlijstrun te betalen om Xero en Paychex te koppelen.

Deze bankregels zijn ook een voorbeeld van wat de koppen bij elkaar steken kan opleveren. Tonya zal over het algemeen herkennen wanneer automatisering of macro's nuttig kunnen zijn, maar heeft de neiging om vast te lopen vast en gefrustreerd re raken wanneer ze deze probeert te implementeren. Ik was echter vastbesloten om het gebruik van Xero zo automatisch mogelijk te maken en had het geduld en de instelling om de nodige regels op te stellen. Wat ik miste was de boekhoudkundige kennis om te begrijpen wat sommige regels moesten doen. Samen hebben we de klus geklaard.

De tweewekelijkse loonlijstafstemming is ook iets waarbij ik glimlach, knik en doe wat Tonya me zegt te doen. Blijkbaar hebben we een algemene journaalpost nodig om alle inhoudingen achter de schermen op te splitsen. Ik heb Xero kunnen gebruiken om een herhalende journaalpost te maken die elke twee weken verschijnt. Ik moet niet vergeten om het concept dat Xero maakt te controleren en te kijken of de cijfers niet zijn gewijzigd (ze verschuiven soms een cent, irritant) en vervolgens de post op te slaan.

Herhalende journaalpost in Xero

Tijdens de installatie kwamen erachter dat Xero geen verbinding kon maken met twee van onze rekeningen: een beleggingsrekening en een Apple Card. De interface van Xero beweerde dat het uittreksels van onze investeringsbank kon gebruiken, maar leek te struikelen over het gebruik van tweefactor-authenticatie voor onze rekening. Het kostte wat vallen en opstaan en discussies met Xero-ondersteuning om te ontdekken dat Xero eigenlijk geen verbinding kan maken met beleggingsrekeningen. Dat is logisch - Xero doet zakelijke boekhouding, geen persoonlijke financiën - maar het duurde even voordat het onderscheid werd begrepen. Tonya heeft zich vrijwillig aangemeld om de transacties van die rekening handmatig in te voeren en we zoeken uit hoe herhalende journaalposten gebruikt kunnen worden om haar gegevensinvoer voor de handvol transacties die elke maand plaatsvindt te versnellen.

Het probleem met de Apple Card was duidelijker. Ondanks alle beweringen van Apple over innovatie op het gebied van kredietkaarten en sporadische verbeteringen van de gegevensexport (zie “Je kunt nu Apple Card afschriften exporteren naar Quicken en QuickBooks”, 5 juni 2020), is er geen online toegang voor systemen zoals Xero. In plaats daarvan exporteer ik de transacties elke maand in OFX-formaat vanuit de Wallet-app van de iPhone en gebruik ik het Delen-paneel om ze op te slaan in een Google Drive-map, van waaruit ik ze vervolgens in Xero kan importeren. Het is onhandig in vergelijking met alle volledig verbonden rekeningen, maar het werkt.

Het komt steeds minder vaak voor dat we zakelijke cheques uitschrijven nu we hebben ontdekt hoe we onze auteurs kunnen betalen met ACH van onze bank. Maar we schrijven toch af en toe cheques uit en het was geen uitdaging om de editor voor cheque-sjablonen van Xero te gebruiken om te matchen met de voorgedrukte zakelijke cheques die we door onze laserprinter voeren. (De truc is om op gewoon papier af te drukken en de afdruk met een cheque tegen het licht te houden om te zien of alles op de juiste plek staat.) Onnodig te zeggen dat Xero kan zien wanneer de ontvanger de cheque int en het gemakkelijk maakt om dit met de opname van de lopende rekening af te stemmen.

Interface voor cheque-sjablonen in Xero

Een deel van het nut van boekhoudsystemen is natuurlijk om informatie te verstrekken over de financiële toestand van het bedrijf. De weergave op het hoogste niveau van Xero is een aanpasbaar dashboard dat elke rekening toont met een diagram met wijzigingen in de afgelopen maand. Je kan de verschillende panelen die verschijnen herschikken en vakken toevoegen waarmee je aandacht kan besteden aan bepaalde onkostenrekeningen, aan jou verschuldigde facturen, rekeningen die je moet betalen, salarisadministratie die wordt beheerd via Xero en meer. De meeste hiervan zijn niet relevant voor ons bedrijf, dus verbergen we ze.

Xero dashboard

Xero biedt een hele reeks rapporten, te beginnen met de allerbelangrijkste, de balans en de winst- en verliesrekening. Ik laat de meeste rapportage over aan Tonya, omdat ze een veel beter idee heeft van wat de verschillende rapporten te melden hebben en ze krijgt verzoeken om specifieke informatie van onze accountant. Tot dusver hebben we alle informatie die we nodig hebben uit Xero kunnen halen. Door een rapport met een ster te markeren, wordt het naar het hoofdmenu ‘Accounting’ gepromoot voor gemakkelijke toegang. Je kan rapporten ook aanpassen en opslaan (‘Publish’) voor latere toegang.

Rapporten-interface in Xero

In dat verband kan Xero 1099-formulieren genereren voor zelfstandige contractanten, een categorie waartoe de meeste van onze auteurs behoren. Deze optie vereist een beetje meer voorwerk. Telkens wanneer ik een transactie voor een betaling van een auteur afstem, zorg ik ervoor dat ik die persoon als contactpersoon instel. De eerste keer dat ik een auteur betaal en als die persoon een 1099 nodig heeft, voeg ik hem toe aan een speciale contactgroep in Xero. Als we volgend jaar 1099-formulieren moeten genereren, kan Xero alle betalingen aan die mensen verzamelen en de formulieren produceren.

Ten slotte heb ik net ontdekt dat Xero flexibele budgettering biedt. Je kunt een maandelijks budget specificeren voor alles in je rekeningenschema en dan een budgetvariatierapport maken dat laat zien hoe je werkelijke inkomsten en uitgaven zich daartoe verhouden.

Wat we niet in Xero doen

Het blijkt dat wij Xero op een ietwat ongebruikelijke manier gebruiken, of mogelijk een ietwat ongebruikelijk bedrijf hebben. Daardoor is een aantal van Xero's speciale functies voor ons niet nuttig. Dit kan voor jou anders zijn.

Onze inkomsten ontvangen we bijna uitsluitend via Stripe: van TidBITS-lidmaatschappen, abonnementen op TidBITS Content Network en TidBITS-sponsors. We stellen maar zelden afzonderlijke facturen op, en we willen inkomsten niet bijhouden per lid of per abonnee binnen Xero - we kunnen dat doen binnen Paid Memberships Pro of Stripe als dat nodig is. Xero besteedt echter veel aandacht aan het helpen van gebruikers bij het maken van facturen, het koppelen met Stripe om betalingen te accepteren, en het bijhouden ervan binnen het systeem. Het werkt goed - we hebben het getest met een van mijn onregelmatige consultingfacturen - maar het is geen groot plusplunt voor ons.

Zo legt Xero ook de nadruk op zijn factuurgerelateerde mogelijkheden, waarmee je eenmalige of terugkerende rekeningen kunt betalen en de betalingen kunt bijhouden. Deze functies helpen ons niet, omdat we alle rekeningen op tijd betalen via een creditcard of automatische bankafschrijving, en we geen gebruik maken van speciale functies voor het bijhouden van rekeningen.

Een van de pluspunten van Xero is dat het kan integreren met een duizelingwekkende reeks andere diensten. Hoe uitgebreid de integratiemogelijkheden zijn, kun je zien in de app-categorieën van Xero: Accountant Tools, Bills & Expenses, CRM, Conversions, Custom Integration, Debtor Tracking, Documents, Ecommerce, Financial Services, Inventory, Invoicing and Jobs, Payments, Payroll HR, Point of Sale, Practice Manager, Reporting en Time Tracking. Als je een online bedrijfsdienst gebruikt, is het de moeite waard om te kijken of deze integreert met Xero. Voor ons maken de integraties geen verschil; de enige die we hebben ingesteld is voor Stripe, voor gebruik met het factureringssysteem van Xero.

We gebruiken de gratis betaaldienst van onze kredietvereniging om onze auteurs per ACH te betalen, en dat werkt goed genoeg, maar soms lopen we tegen de dag- en maandlimieten aan. We hoopten dat Xero een integratie zou hebben die we konden gebruiken, maar Xero's technische ondersteuning zei dat een dergelijke functie alleen bestaat voor een paar Nieuw-Zeelandse banken.

Financiën op een leuke manier

Ik geef toe dat ik wat huiverig was toen duidelijk werd dat we moesten overstappen op een modern boekhoudsysteem. De eerste paar sessies waren een beetje moeilijk, omdat we moeite hadden om alles in Xero terug te vinden. Dat is nog steeds ons grootste obstakel, maar het wordt steeds makkelijker naarmate we de onderliggende logica achter de interface beter aanvoelen. Xero's ondersteuningsdocumentatie is ook vrij goed, en de paar keer dat we de technische support vroegen, reageerden ze snel en waren ze over het algemeen behulpzaam (hoewel ons onvermogen om verbinding te maken met onze beleggingsrekening hen dwong om door te verwijzen naar Yodlee, het partnerbedrijf dat feitelijk de digitale verbinding tussen je bankrekening en het boekhoudsysteem beheert).

Nu ik weet wat ik elke week moet doen als ik transacties afstem, vind ik het echt leuk om Xero te gebruiken. Het geeft dat onuitsprekelijke gevoel van voltooiing als je alle transacties hebt afgestemd, en er zijn momenten dat ik zelfs de makkelijke transacties met de iPhone-app afwerk als ik midden in de week een paar minuten niets te doen heb. In het weekend, als we bij elkaar zijn, stort ik me op de meer ingewikkelde taken, waarbij ik rapporten moet downloaden en met de salarissen moet rommelen. Dan kan ik Tonya om opheldering vragen over transacties die ik niet kan categoriseren of over andere dingen die me vreemd lijken. Zelfs dan kost het me zelden meer dan 15-20 minuten, wat veel minder tijd is dan Tonya nodig had om handmatig gegevens in te voeren in AccountEdge en zo weinig dat ik nooit het gevoel heb dat het omslachtig is geworden.

Elk bedrijf heeft zijn eigen behoeften en eigenaardigheden, en ik kan je dus niet vertellen of Xero geschikt zou zijn voor andere situaties. Maar voor ons was het een positieve ervaring - veel beter dan AccountEdge - en als je niet tevreden bent met wat je nu gebruikt, is het de moeite waard om het te onderzoeken.


Volglijst

[vertaling: JWB, JO]


Safari 14.1 6 reacties (Engelstalig)

Safari 14.1

Apple heeft Safari 14.1 voor macOS 10.15 Catalina en 10.14 Mojave opnieuw uitgebracht met oplossingen voor twee extra WebKit-kwetsbaarheden, bovenop de drie kwetsbaarheden die in de eerste uitgave van 26 april 2021 waren opgelost. (Die uitgave brak WebAuthn, waardoor Apple de download snel terugtrok.) Safari 14.1 stelt je ook in staat om de volgorde van de secties van de startpagina aan te passen, ondersteunt een extra WebExtensions-API waarmee ontwikkelaars extensies kunnen aanbieden die de nieuwe tabbladpagina vervangen, de Web Speech-API is geïntroduceerd om ontwikkelaars in staat te stellen spraakherkenning in webpagina's op te nemen, en er is ondersteuning toegevoegd voor de video- en audioformaten WebM en Vorbis. Je kunt Safari 14.1 alleen downloaden via Software-update. (Gratis, toelichting, macOS 10.15+ en 10.14+)

Carbon Copy Cloner 5.1.26 Geen reacties

Carbon Copy Cloner 5.1.26

Bombich Software heeft Carbon Copy Cloner 5.1.26 uitgebracht om een probleem op te lossen waardoor het hulpprogramma voor het klonen en back-uppen van schijven geen opstartbare back-up kon maken op Intel-gebaseerde Macs met macOS 11 Big Sur. In de update wodt nu ook je favoriete kalender gebrjuikt (Gregoriaans, Thais, enz.) bij het bepalen van snapshot-labels, e3r is een een kleine interface-bug verholpen die taaknamen en beschrijvingen afkapt, een bug hersteld die ten onrechte aangaf dat je Mac werd opgestart vanaf een oudere versie van macOS dan wat er op de bron stond, en een probleem opgelost met het selecteren van het gegevensvolume van de opstartschijf op een externe Mac in de externe host-browser. ($ 39,99 nieuw, gratis update, 19,5 MB, toelichting, macOS 10.10+)

Mailplane 4.3.2 Geen reacties

Mailplane 4.3.2

Uncomplex heeft Mailplane 4.3.2 uitgebracht, een onderhoudsupdate voor het Gmail-specifieke e-mailprogramma dat een nieuwe voorkeursoptie Resize Inline Images toevoegt die automatisch grote afbeeldingen verkleint voor betere leesbaarheid. In de update wordt er nu ook voor gezorgd dat de Grammarly- en Boomerang-extensies correct werken met Mailplane, is ondersteuning toegevoegd voor de nieuwe opstelknop van Gmail, kan je nu bladwijzerkoppelingen te bewerken, wordt je postvak In automatisch vernieuwd als Mailplane een verschil detecteert tussen de notificatieteller en de Gmail-teller, worde alle agendameldingen weergegeven (niet alleen de eerste van een gebeurtenis), is PDF-clipping terugbgebracht voor DEVONthink, is de deel-extensie voor PowerPoint gerepareerd en een probleem opgelost waardoor de Alfred-app geen bericht met een bijlage kon verzenden. ($ 29,95 nieuw, gratis update, 78,2 MB, toelichting, macOS 10.12+)

PDFpen and PDFpenPro 13.0 Geen reacties

PDFpen en PDFpenPro 13.0

Smile heeft version 13 van PDFpen en PDFpenPro uitgebracht, met een vernieuwd en vriendelijker interface. De menubalk van PDFpen 13 is opgepimpt met essentiële markup-tools, een sectie voor lettertypes en tekstopmaak en verbeterde kleurregelaars. Smile heeft ook de pictogrammen opnieuw ontworpen zodat ze intuïtiever zijn.

PDFpen 13 toolbar

In de twee geüpgradete PDF-bewerkingsapps kan je nu in één klik schakelen tussen volledig scherm en zijbalk-navigatie. De "Highlighter""-tool in de menubalk werkt beter bij het selecteren en bewerken van kleuren. Met de MRC-compressie kan je nu kiezen tussen bestandsgrootte en kwaliteit. Je kunt inhoudsopgave-onderdelen nu eenvoudig opnieuw toewijzen. In beide apps kan je nu de grootte van de paginaweergave in de zijbalk aanpassen. Een crash is opgelost, die bij het gebruik van "Herstel" in bepaalde documenten voorkwam. Beide apps vereisen nu macOS 10.14 Mojave of hoger en beide zijn geoptimaliseerd voor M1-based Macs.

Je kunt upgraden naar PDFpen/PDFpenPro 13 vanaf een eerdere versie voor $&bnsp;35. Upgraden van PDFpen naar PDFpenPro kost $&bnsp;50. Als je pasgeleden, op of na 1 januari 2021, een licentie kocht, dan is je upgrade gratis. ($&bnsp;79,95/$&bnsp;129,95 nieuw met 20% korting voor TidBITS-leden. $&bnsp;35 voor een upgrade. De Standard-versie zit in Setapp, grootten respectievelijk 90,2 en 142 MB, macOS 10.14+)


ExtraBITS

[vertaling: PH, NS]


3 reacties (Engelstalig)

Breedbandbedrijven vervalsten 8,5 miljoen netneutraliteits-opmerkingen van de FCC

In 2017 heeft de Amerikaanse Federal Communications Commission (FCC) onder beleid van Ajit Pai, na een periode van openbare opmerkingen, het netneutraliteitsbeleid van het Obama-tijdperk ingetrokken. (Zie “FCC en Congress druk bezig om netneutraliteit terug te draaien”, 5 mei 2017.) Nu meldt TechCrunch dat uit een onderzoek door het kantoor van de procureur-generaal in New York is gebleken dat niet alleen de overgrote meerderheid van de opmerkingen die bij de FCC zijn ingediend nep waren, 18 van de 22 miljoen, maar dat een consortium van grote breedbandbedrijven 4,2 miljoen dollar heeft uitgegeven om meer dan 8,5 miljoen van de valse commentaren tegen netneutraliteit te genereren en in te dienen. In veel gevallen gebruikten de bedrijven de namen van echte mensen die geen idee hadden dat deze opmerkingen aan hun waren toegeschreven. Tot dusver hebben drie lead generator-bedrijven, Fluent, React2Media en Opt-Intelligence, 4,4 miljoen dollar aan schikkingen moeten betalen. Helaas lijkt het erop dat de breedbandbedrijven boetes zullen vermijden, omdat ze zichzelf hebben afgeschermd van de bedrijven die het vuile werk hebben gedaan.

Het grappige is dat nog eens 7,7 miljoen valse opmerkingen ten gunste van netneutraliteit werden ingediend door een 19-jarige student uit Californië. Hierbij werd een site voor het genereren van valse namen gebundeld aan een wegwerp e-maildienst. Twee lessen worden duidelijk:

  • Het openbare reactiesysteem van de FCC, zoals het momenteel is opgezet, is bijna nutteloos.
  • Slinkse marketingbedrijven zijn veel duurder dan studentenhackers.
4 reacties (Engelstalig)

FTC is voorstander van het recht op reparatie

iFixit behandelt het zojuist uitgebrachte verslag van de Amerikaanse Federal Trade Commission waarin fabrikanten worden aangesproken op het beperken van reparatiemogelijkheden voor consumenten en waarin veelvoorkomende argumenten tegen het recht op reparatie worden blootgelegd. De FTC ontdekte dat bedrijven onwettig garanties ongeldig maken, in strijd met de Magnuson Moss Warranty Act, en overweegt strengere handhaving van de wet en aanvullende regels om het voor eigenaren gemakkelijker te maken om hun eigen apparaten te repareren of naar onafhankelijke reparatiewerkplaatsen te brengen.

Een veelgehoord argument van fabrikanten is dat ze reparaties moeilijker maken om te voorkomen dat consumenten zichzelf bezeren. De FTC was het niet eens met die beoordeling en vond dat het moeilijker maken van reparaties eigenlijk onafhankelijke reparatie minder veilig maakt. De FTC was ook tegen argumenten dat onafhankelijke reparatie de veiligheid van de klant in gevaar zou brengen of fabrikanten aansprakelijk zou stellen. De FTC heeft geen bewijzen kunnen vinden die deze argumenten staven. Ten slotte merkte de FTC op dat reparatiebeperkingen die de activiteiten van onafhankelijke reparatiewerkplaatsen beperken, schade toebrengen aan de lokale economie en onevenredig veel schade toebrengen aan de armen en minderheden.

4 reacties (Engelstalig)

The Verge heeft de toegang tot breedbandinternet in heel de VS in kaart gebracht

The Verge heeft informatie gebruikt die Microsoft heeft verzameld om breedband in de Verenigde Staten in kaart te brengen. Het geeft een veel negatiever beeld dan de US Federal Communications Commission breedband kaart die gebaseerd is wat de internetaanbieders zelf melden. Op de kaart van The Verge kun je je muis over elke gemeente in de VS te gaan om het percentage mensen te zien die internetsnelheden van 25 Mbps of meer hebben. Blauwe gebieden geven de regio's aan waar minder dan 15% van de bevolking toegang heeft tot dit soort internetsnelheden.

De breedbandkaart van The Verge

Het vele thuis leren en thuis werken in het afgelopen jaar onderstreept de behoefte aan meer toegang tot snel internet in het hele land. Breedbandinternet is lang geen luxe meer, maar is in de moderne wereld een basisvoorziening.

(Toch geven deze gegevens niet helemaal een goed beeld van de werkelijkheid. Zo zou maar 36% van de gezinnen in Macon County in Tennessee gebruik kunnen maken van breedbandinternet. Macon County is de locatie waar managing editor Josh Centers woont. Maar iedereen in de gemeente heeft toegang tot glasvezel breedband zonder installatiekosten en tegen redelijke maandelijkse kosten. Wanneer mensen dit soort internettoegang niet kopen, is dit waarschijnlijk door armoede (een veel groter probleem) of juist omdat ze de dienst niet willen (wat wel of niet een probleem is). Ook is het lokale energiebedrijf bezig met het aanleggen van glasvezelverbindingen in de omringende gemeenten.)



Wij leggen uit wat je weten moet over Apple-technologie.


Vorige aflevering | TidBITS Nederlands | Volgende aflevering